home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Original Shareware 1.1 / The Original Shareware (WeMake CDs)(Volume 1.1)(CDs, Inc)(1993).iso / 5 / gradegid.zip / GRADEGID.DOC next >
Text File  |  1988-08-30  |  200KB  |  3,698 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.                            DOCUMENTATION FOR GRADE GUIDE
  6.                                 Version 3.xx Series
  7.                             (C)Copyright 1988, Jon Kane
  8.                                 ALL RIGHTS RESERVED
  9.  
  10.           GRADE  GUIDE  is   a  versatile  program  used  for   the  storing,
  11.      retrieving, and analyzing of students' grades.   It does not require any
  12.      special  hardware but it  does take  advantage of color  graphics cards,
  13.      printers,  and fixed disk  drives when they  are available.   Its use on
  14.      computers with less than 128  K of memory may be  limited.  Some of  its
  15.      features include:
  16.  
  17.       -displaying easy to follow menus showing users all available options.
  18.       -selecting any option by touching one keyboard key.
  19.       -listing names, ID's, grades, and statistics in several formats.
  20.       -separating grades into categories such as EXAM, QUIZ, or HOMEWORK.
  21.       -recording grades either as number scores, letter grades, or both.
  22.       -giving grades of NONE to students whose grades are not yet available.
  23.       -evaluating NONE grades either as zero grades or as ignored grades.
  24.       -basing number grades on any maximum value, not just 100 points.
  25.       -dropping the lowest or the lowest few scores in a category of grades.
  26.       -weighting each grade and each category when calculating averages.
  27.       -saving NOTES about absentee records, comments, or special grades.
  28.       -letting you change any of the stored students' information.
  29.       -rescaling by adding or multiplying students' grades by a constant.
  30.       -accommodating up to 2000 grades per student.
  31.       -putting no limit on the number of students until the memory is full.
  32.       -allowing names and grades to be read from any DOS text file.
  33.       -basing letter grades on almost any grading system; not just ABCDF. 
  34.       -having information displayed on screen, with printer, or to a file.
  35.       -printing grade reports in a form convenient for handing to students.
  36.       -supplying statistical reports and graphs of students' performance.
  37.       -writing letters which include information about the students' grades.
  38.       -creating grade report tables designed by the user.
  39.       -backing up disk files at regular intervals to avoid lost work.
  40.       -configuring the program to function as you want it to function.
  41.       -using colors to aid readability when color hardware is available.
  42.  
  43.  
  44.      =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
  45.      =                  DOCUMENTATION TABLE OF CONTENTS                  =
  46.      =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
  47.  
  48.      INTRODUCTION AND LICENSING  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    3
  49.  
  50.      GETTING STARTED WITH GRADE GUIDE  . . . . . . . . . . . . . . . . .    4
  51.           FILE MENU  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    5
  52.           OPTION A -- Choosing a Disk Drive or Directory . . . . . . . .    6
  53.           OPTION B  --  Choosing a  Class File  and  Using Command  Line
  54.                Parameters  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    6
  55.           OPTION C -- Moving to the MAIN MENU  . . . . . . . . . . . . .    7
  56.           OPTION D -- Moving to the DEFAULT MENU . . . . . . . . . . . .    7
  57.  
  58.      OPTION E -- Combining Two Class Files . . . . . . . . . . . . . . .    8
  59.           OPTION F -- Recovering a Backup File . . . . . . . . . . . . .    9
  60.           OPTION G -- Changing Between Printer Output and File Output  .    9
  61.           OPTION H -- Changing Color Modes . . . . . . . . . . . . . . .   10
  62.           OPTION Q -- Quitting GRADE GUIDE . . . . . . . . . . . . . . .   10
  63.  
  64.  
  65.                                       Page 1
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.      ENTERING INFORMATION  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   10
  72.                commands;  numbers;  character  strings;  student  names;
  73.                change mode; illegal characters
  74.  
  75.      THE MAIN MENU CHOICES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   12
  76.           MAIN MENU      . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   13
  77.           OPTION A -- Entering New Names . . . . . . . . . . . . . . . .   14
  78.           OPTION B -- Entering New Grades  . . . . . . . . . . . . . . .   15
  79.                Reviewing  NONE grades;  Creating a  grade  based on  the
  80.                GRAND AVERAGE
  81.           OPTION C -- Entering New Categories  . . . . . . . . . . . . .   20
  82.           OPTION D -- Dropping Students  . . . . . . . . . . . . . . . .   20
  83.           OPTION E -- Dropping, Adjusting, or Deleting Grades  . . . . .   21
  84.                Dropping  grades;  Adjusting  grades;  Deleting   grades;
  85.                Temporarily and permanently changing grades
  86.           OPTION F -- Dropping Categories  . . . . . . . . . . . . . . .   23
  87.           OPTION G -- Displaying, Printing, or Changing Students' Names    23
  88.           OPTION H -- Displaying, Printing, or Changing Students' Grades
  89.                & Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   24
  90.                Listing grades;  Entering, viewing,  and changing  NOTES;
  91.                Printing grade lists
  92.           OPTION  I -- Displaying, Printing, or Changing Limits, Weights
  93.                or Labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   28
  94.           OPTION  J  --  Displaying,   Printing,  or  Changing  Category
  95.                Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   29
  96.           OPTION K -- Displaying or Printing Class Statistics  . . . . .   29
  97.           OPTION L -- Writing Reports in Roster Format . . . . . . . . .   30
  98.           OPTION M -- Writing Letters  . . . . . . . . . . . . . . . . .   33
  99.           OPTION Q -- Quitting and Returning to the FILE MENU  . . . . .   37
  100.  
  101.      CHANGING DEFAULT SETTINGS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   37
  102.           DEFAULT MENU  OPTION A --  Setting up default  directories and
  103.                back-ups  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   38
  104.                directories; disk drive; directory changing; back-up time
  105.                interval
  106.  
  107.      DEFAULT MENU OPTION B -- Changing the Methods of Grade Calculations   40
  108.                grand average weighted; value of an empty category; basis
  109.                of grade  from  average;  converting  of  letter  values;
  110.                letter grade percentages; grade confirmations; treat none
  111.                grades as  zero; labeling  of categories; listing  grades
  112.                with labels; grade report form
  113.           DEFAULT  MENU  OPTION  D  --  Changing  the  way  GRADE  GUIDE
  114.                displays  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   48
  115.                start  in  color  mode; lines  per  page;  maximum roster
  116.                width;  statistics  grade  list;  statistics   histogram;
  117.                roster  statistics; decimal  digits  for totals;  decimal
  118.                digits for averages; letter grade display names
  119.           DEFAULT MENU OPTION E -- Changing the Use of the Editing Keys    51
  120.           DEFAULT MENU  OPTION Q -- Quitting  and Returning to  the FILE
  121.                MENU  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   51
  122.  
  123.      MEMORY REQUIREMENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   52
  124.  
  125.      INPUT/OUTPUT PROBLEMS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   53
  126.  
  127.      SUGGESTIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   53
  128.  
  129.  
  130.  
  131.                                       Page 2
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.      =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
  138.      =                    INTRODUCTION AND LICENSING                     =
  139.      =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
  140.  
  141.           This program has  been written and tested with great care to try to
  142.      insure data  integrity and accuracy of results.   On the other hand, the
  143.      programmer will not be liable for damages  caused by use of GRADE GUIDE.
  144.      GRADE  GUIDE  was  designed  to  aid  a  teacher  in the  routine  tasks
  145.      associated  with storing, reporting, and analyzing students' grades, and
  146.      was  not designed  to take grading  or teaching decisions  away from the
  147.      teacher.
  148.  
  149.           GRADE GUIDE Version  3.xx series  is being  distributed as  Version
  150.      3.00   on  three  files:  "GRADEGID.EXE"  which  contains  the  program,
  151.      "GRADEGID.OVR"   which  contains  overlay  code  for  the  program,  and
  152.      "GRADEGID.DOC" which contains a copy of this documentation.  GRADE GUIDE
  153.      Version 3.01  operates the same way  that GRADE GUIDE Version  3.00 does
  154.      except that it does not use program overlays.  Thus GRADE  GUIDE Version
  155.      3.01 is  distributed on  two files:  "GRADEGID.EXE" and  "GRADEGID.DOC".
  156.      Version  3.01 is  not  being made  available  for general  distribution.
  157.      Copies of Version 3.01 are  made available to registered users  of GRADE
  158.      GUIDE.  Other versions  of GRADE GUIDE in the 3.xx  series include minor
  159.      modifications made available as site licensed programs.
  160.  
  161.           The programmer maintains a copyright on this program, its displays,
  162.      and its documentation.  Any person  may be licensed to use this  program
  163.      and may make as  many copies of  the program as desired.   A short  term
  164.      license is granted to all new users at no cost.  After users have had  a
  165.      chance to use GRADE GUIDE for  a short evaluation period, not to  exceed
  166.      six months,  they must register  to obtain a license  for continued use.
  167.      If you  have not sent a  registration fee to  Jon Kane, then you  do not
  168.      have a  license  for continued  use of  this program.    Users who  only
  169.      obtained a copy  of this program from  a third party are  not registered
  170.      users.   Fees paid  to such a  third party do  not include  payment of a
  171.      registration fee.  To register, send the version  number of this program
  172.      and $25.00 payable to Jon Kane to:
  173.  
  174.      GRADE GUIDE, c/o Jon Kane, 2814 Regent Street, Madison, Wisconsin 53705.
  175.  
  176.      The registration fee  entitles one to  continued use  of the program,  a
  177.      diskette  containing a  copy  of GRADE  GUIDE,  a printed  copy of  this
  178.      documentation, and assistance in configuring GRADE GUIDE (setting up the
  179.      correct GRADEGID.DFT file.)   If your payment  is being sent by  a third
  180.      party (such as the school  purchasing agent), send notification of  your
  181.      payment to the  above address so that  the license can be  registered in
  182.      your name.  
  183.  
  184.           Each  user of GRADE GUIDE is required to register.  Registration is
  185.      not automatically extended to a  user's spouse or other family  members.
  186.      If  a  household has  one  registered  user,  a  second person  at  that
  187.      household  may  be licensed  to use  the program  by sending  the second
  188.      person's  name and an  additional $10 fee  to the above  address.   This
  189.      second  license entitles the  second person to  use the program,  but it
  190.      does NOT entitle the second person to an additional copy of  the program
  191.      or an  additional copy  of the  documentation since  adequate access  to
  192.      these materials  should already be available.  The second person license
  193.      cannot be extended to a third person.
  194.  
  195.  
  196.  
  197.                                       Page 3
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.           Site licenses are also available.  A site license grants all people
  204.      employed at a site or institution  the right to use the program  as long
  205.      as they remain employed at that institution.  It can also include making
  206.      some  minor modifications to GRADE  GUIDE for special  use at that site.
  207.      Site  licenses are  offered to groups  of 10  or more users.   To obtain
  208.      information about the  cost of a site  license, contact Jon Kane  at the
  209.      above address.  Include the name and address of the site or institution,
  210.      the number of  potential users of the program employed at that site, and
  211.      the number of printed copies of the documentation that are required.
  212.  
  213.           All  users, whether licensed or not, should  feel free to give this
  214.      program to others  as long as the copyright notices  within the program,
  215.      on the display, and in  the documentation remain unchanged.  All  copies
  216.      distributed should include the three files "GRADEGID.EXE", 
  217.      "GRADEGID.OVR", and "GRADEGID.DOC".
  218.  
  219.           GRADE GUIDE  is designed to  make it easy to  use.  In  fact, users
  220.      find that  they can operate most of the  features of GRADE GUIDE without
  221.      ever reading any of this  documentation.  It is, therefore,  unnecessary
  222.      for a new user  to memorize the  operating procedures described in  this
  223.      documentation.  It may be a good idea to read or skim this documentation
  224.      once to get an idea of what GRADE GUIDE is capable of doing for you, and
  225.      so you can see how the program  operates.  While using GRADE GUIDE,  you
  226.      can always see what options are available to you, so you only need to be
  227.      mildly familiar with GRADE GUIDE to use it.  
  228.  
  229.           If you  have any suggestions for improvements, have found any bugs,
  230.      or  wish  to  have  this program  customized  to  your  specific grading
  231.      requirements,  you  may  inquire about  changes  at  the  above address.
  232.      Version 3.00 has been released  in response to users' suggestions  about
  233.      earlier versions of  GRADE GUIDE.   In particular, if  you need to  have
  234.      GRADE GUIDE  perform a specialized task  such as preparing  a file which
  235.      you  could  use   with  your  statistical  or  spreadsheet   program  or
  236.      calculating a final grade using some special  method, you may be able to
  237.      have  a GRADE GUIDE  COMPANION program  written which will  perform your
  238.      special task.  Cost will depend on the task and number of users.
  239.  
  240.      =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
  241.      =                GETTING STARTED WITH GRADE GUIDE                   =
  242.      =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
  243.  
  244.           The GRADE GUIDE Version 3.00 program is stored in two files named 
  245.      "GRADEGID.EXE" and  "GRADEGID.OVR".  Both of these files must be present
  246.      when  the  program  begins operation.    It  is  easiest  to  place  the
  247.      GRADEGID.OVR file  on the same disk drive as  the GRADEGID.EXE file.  If
  248.      you use subdirectories, you may  want the GRADEGID.OVR file in the  same
  249.      subdirectory as the GRADEGID.EXE file is.  If the GRADEGID.EXE  file and
  250.      the GRADEGID.OVR file are not located in the same directory, DOS must be
  251.      able to  find the GRADEGID.OVR  file.  You  may move these files  to any
  252.      floppy or  fixed disk  by using  the DOS  COPY  command.   The DOS  PATH
  253.      command can be used to inform DOS  how to find the GRADEGID.EXE file and
  254.      GRADEGID.OVR file.   If your computer is equipped with sufficient Lotus-
  255.      Intel-Microsoft Expanded  Memory (EMS),  the GRADEGID.OVR  file will  be
  256.      loaded into the expanded memory.
  257.  
  258.           GRADE GUIDE Version 3.01 is stored on one file, "GRADEGID.EXE".  It
  259.      is loaded into memory all at one time.  This provides for faster program
  260.      execution at the expense of much memory space.
  261.  
  262.  
  263.                                       Page 4
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269.  
  270.           Whenever  the  "GRADEGID.EXE"  and  "GRADEGID.OVR"  files  are both
  271.      present on the default disk drive (Version 3.00), you may run  the GRADE
  272.      GUIDE program  by  typing the  name "GRADEGID"  followed  by a  carriage
  273.      return, <CR>.   The  program begins  by displaying  a welcoming  message
  274.      which remains on the screen until you press the space bar, <Space>.
  275.  
  276.           GRADE GUIDE  is a menu-driven program, which means that it performs
  277.      operations which you select from a list of possible operations by typing
  278.      a one letter  command.  GRADE  GUIDE always displays  on the screen  the
  279.      list of operations from which  you can choose.  The first menu  that you
  280.      see while  running GRADE  GUIDE is the  FILE MENU.   GRADE  GUIDE stores
  281.      information about each of your classes in a separate disk file.  You can
  282.      use the  FILE MENU to choose  which class file  you want GRADE  GUIDE to
  283.      process.
  284.  
  285.           From the FILE MENU you can choose to go to the MAIN MENU.  From the
  286.      MAIN MENU you  can enter students' names  and grades, display names  and
  287.      grades, change  names and grades, analyze grades, remove students from a
  288.      class,  or write  letters and  reports.   You  can also  establish grade
  289.      categories such  as  EXAMS, QUIZZES,  HOMEWORK, and  so  forth, so  that
  290.      grades in these different categories can be treated in different ways.
  291.  
  292.           Also from the FILE MENU  you can choose to go to the  DEFAULT MENU.
  293.      From the DEFAULT  MENU you can  change many aspects  of how GRADE  GUIDE
  294.      operates.   You can  change how  GRADE GUIDE  displays information,  how
  295.      GRADE GUIDE calculates grade averages,  how GRADE GUIDE uses the  cursor
  296.      control keys, and how GRADE GUIDE  performs several other functions.  It
  297.      is not necessary to use the DEFAULT MENU if you like the way GRADE GUIDE
  298.      has chosen  to handle these operations.   The instructions  which follow
  299.      frequently note  that  some aspect  of GRADE  GUIDE  performance can  be
  300.      changed by  using the DEFAULT MENU.   The section  of this documentation
  301.      entitled CHANGING  DEFAULT SETTINGS explains how to use the DEFAULT MENU
  302.      to make these changes.
  303.  
  304.           If your computer has a color graphics card and a printer  port, the
  305.      FILE MENU looks like the following table.
  306.  
  307.      .......................................................................
  308.      :                            FILE MENU                                :
  309.      :                                                                     :
  310.      : A : choose drive/directory         F : recover from a backup file   :
  311.      : B : choose class :                 G : redirect output to file      :
  312.      : C : go on to the MAIN MENU         H : change display to monochrome :
  313.      : D : go on to the DEFAULT MENU                                       :
  314.      : E : combine two class files        Q : quit the program             :
  315.      :                                                                     :
  316.      : Class Files in Directory : \                                        :
  317.      :.....................................................................:
  318.  
  319.      If your computer  does not have a  color graphics card, OPTION  H is not
  320.      displayed.  If  GRADE GUIDE thinks  that your computer  does not have  a
  321.      printer port, OPTION G is displayed as "G : redirect output to printer".
  322.      Then GRADE GUIDE tells you that it has  prepared a DOS file to which you
  323.      can send printer output (see OPTION G below).
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.                                       Page 5
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.      OPTION A -- Choosing a Disk Drive or Directory
  336.  
  337.           This option allows  you to choose  which disk drive you  want GRADE
  338.      GUIDE  to search for the class files that  you use.  If you always store
  339.      your class files  on the same  disk and in  the same directory that  you
  340.      store the "GRADEGID.EXE" and "GRADEGID.OVR" files, you never need to use
  341.      OPTION A.  
  342.  
  343.           After selecting OPTION A,  just type the  letter of the disk  drive
  344.      you want.   GRADE GUIDE  then asks  you for the  directory of the  newly
  345.      chosen drive.   You can  enter a carriage  return, <CR>, or  escape key,
  346.      <Esc>, and GRADE GUIDE uses the  current default directory for that disk
  347.      drive, or you can clear the old  directory name (press the <F2> function
  348.      key) and enter a  new directory name.  GRADE GUIDE uses the standard DOS
  349.      rules for naming directories.   Once your new drive  and directory names
  350.      have been accepted,  GRADE GUIDE lists for you all the classes available
  351.      on the new drive  and directory.  (NOTE! GRADE GUIDE can  be set so that
  352.      it automatically chooses a  particular drive or directory for you.   See
  353.      the section in this documentation entitled CHANGING DEFAULT SETTINGS for
  354.      details.)  
  355.  
  356.           Suppose, for example, you  have just finished using a class file on
  357.      floppy drive B.  If  you change the floppy disk which is in drive B, you
  358.      can  use OPTION  A to  update  the "Class  Files in  Directory"  list to
  359.      reflect  the contents  of the  new disk.   Use  OPTION A  to change  the
  360.      default disk  drive to  drive B  (even though  the default  drive was  B
  361.      already.)   This  will cause  the  directory to  be updated.    The same
  362.      process can be used to change directories on the same disk.
  363.  
  364.      OPTION B -- Choosing a Class File and Using Command Line Parameters
  365.  
  366.           GRADE GUIDE  stores information  about each  of your  classes in  a
  367.      separate file.   When you  select OPTION B,  you may enter  the name  of
  368.      either a previously  created class file  or a new  class file which  you
  369.      would now  like to create.   Your class  name may be  from one to  eight
  370.      characters long  and may include letters,  digits, or even  some special
  371.      characters (hyphen,  underscore, exclamation point, and so  forth).  You
  372.      may not use  a period or a  space in the name.   The name you  select is
  373.      then displayed on the screen next to the "B : choose class" option.  
  374.  
  375.           If there are already some class names listed on the screen, you may
  376.      select (or edit)  one of those names  by using the cursor  control keys.
  377.      When you select  OPTION B, a blank  cursor appears in the  list of class
  378.      names.  Pressing  cursor control keys move that cursor to class names in
  379.      the list of classes.   When the cursor moves to a  class name, that name
  380.      appears on the screen next  to the "B : choose class"  option.  Pressing
  381.      the carriage return, <CR>, or the escape key, <Esc>, selects the name.
  382.  
  383.           There  is one other way to  select a disk drive,  a directory, or a
  384.      class file.   When you begin using GRADE GUIDE by typing "gradegid", you
  385.      may include a command line parameter.  The parameter can be  typed after
  386.      the "gradegid"  command but on the same line as  that command.  With the
  387.      parameter you can tell GRADE GUIDE what your choices are for disk drive,
  388.      directory, or class.  The parameter  may be in any one of  the following
  389.      seven forms:
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.                                       Page 6
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.  
  401.           drive:                        drive:class
  402.           directory\                    directory\class
  403.           class                         drive:directory\
  404.                                         drive:directory\class
  405.  
  406.      For example, if you want to  choose class MATH-001 on disk drive B,  you
  407.      could begin  GRADE GUIDE with the  command "gradegid b:math-001".   This
  408.      feature is convenient to use if you like to run GRADE GUIDE from a batch
  409.      procedure.
  410.  
  411.           NOTE! choosing a  class file  with this option  does not cause  the
  412.      program  to  proceed  to the  MAIN  MENU  where the  class  file  can be
  413.      processed.  You must choose OPTION C to continue on to the MAIN MENU. 
  414.  
  415.           The file that  GRADE GUIDE creates for  your class has a  file name
  416.      which is the  same as your  class name with  a file extension  of "GRD".
  417.      Thus, the  information that you store concerning the class "MATH-001" is
  418.      stored in the file "MATH-001.GRD".  Whenever  GRADE GUIDE updates a file
  419.      to save changes you have made to the stored information, the old version
  420.      of the file is kept  as a backup and is given the file extension "BAK". 
  421.      Thus, the backup file for  MATH-001 is called "MATH-001.BAK".   By using
  422.      OPTION A above, you can  choose to have GRADE GUIDE store and read class
  423.      files in any directory on any disk drive that your computer has.
  424.  
  425.           If you no longer  need to have a particular class  on file, you may
  426.      simply delete the "GRD" and "BAK" files for that class by using  the DOS
  427.      ERASE or DEL  commands.  For example:  ERASE MATH-001.GRD.   GRADE GUIDE
  428.      was purposely designed not to do this deletion for  you so that it would
  429.      be  difficult to lose an entire class of grades accidentally.  As in any
  430.      work done on computers, it is always a good idea to keep extra copies of
  431.      your class files on backup disks in case you encounter physical problems
  432.      with the floppy or fixed disk where your class files are stored.
  433.  
  434.      OPTION C -- Moving to the MAIN MENU
  435.  
  436.           With this option  GRADE GUIDE proceeds  to the MAIN MENU  where you
  437.      can choose to perform  many functions with the class file  that you have
  438.      selected with OPTION B.  If the program cannot find a "GRD" file for the
  439.      class you  have chosen  in the  directory of  the currently  chosen disk
  440.      drive, it asks you if the class is a  new class.  If it is a new  class,
  441.      respond  Y and  GRADE  GUIDE creates  a  new file  for  your new  class.
  442.      Otherwise, answer N and  check to see that you have spelled  the name of
  443.      the class correctly and have  chosen the correct directory, disk  drive,
  444.      and diskette.
  445.  
  446.           GRADE GUIDE does not allow you to select OPTION C before you select
  447.      a class to process using OPTION B.
  448.  
  449.      OPTION D -- Moving to the DEFAULT MENU
  450.  
  451.           GRADE GUIDE allows you to  change several aspects of its  behavior.
  452.      In particular, you may select default disk drives or directories so that
  453.      GRADE GUIDE always selects the correct drive and directory for you.  You
  454.      may  also set up  GRADE GUIDE  so that it  does not continually  ask you
  455.      questions for which  you always respond with  the same answer.   You can
  456.      tell GRADE  GUIDE to  use different  methods  for calculating  students'
  457.      averages, different ways  to display information, and  different ways to
  458.  
  459.  
  460.  
  461.                                       Page 7
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.  
  467.      use  the keyboard.  To learn how  to set these defaults, see the section
  468.      of this documentation entitled CHANGING DEFAULT SETTINGS.
  469.  
  470.      OPTION E -- Combining Two Class Files
  471.  
  472.           Occasionally you  may  want to  combine  the information  which  is
  473.      currently being stored in two different classes.  There are at least two
  474.      common reasons why you may want to do this.  
  475.  
  476.           The first case can arise when you  are teaching two sections of the
  477.      same class.   Suppose  that students  in each  section receive the  same
  478.      assignments and  take the same or  comparable tests.  If  you originally
  479.      decided  to store these  two classes of  students in  two separate class
  480.      files  but later  decide that  it would  be better  to store all  of the
  481.      students in one file, then you want to combine the two files.  
  482.  
  483.           The second case  can arise when you  teach a course which  runs for
  484.      more  than one semester,  quarter, or grading  period.  You  may want to
  485.      store the grades for one semester on one file and the second semester on
  486.      a second file.  Then  you may want to combine these two files at the end
  487.      of  the  course so  that you  have  a complete  list of  all  the grades
  488.      obtained throughout the entire course.
  489.  
  490.           If you have more than two classes that you want to combine, you can
  491.      easily combine two  classes at  a time  until you have  all the  classes
  492.      combined into one.
  493.  
  494.           When you choose  to combine classes, GRADE GUIDE asks  you to enter
  495.      the names of the  two classes that you want to combine  and for the name
  496.      of the  new class which will be created  when combining the old classes.
  497.      The two old classes must be available on the current default disk drive.
  498.      The new class can have  the same name as one of the old classes.  If you
  499.      enter a blank name  for any one of  the three classes, GRADE  GUIDE will
  500.      return to the FILE MENU.
  501.  
  502.           After  you  enter the  class  names,  GRADE  GUIDE  will  read  the
  503.      information for the  two old classes  and check that  it is possible  to
  504.      combine the  two files.   If  the two  old classes  have no  students in
  505.      common, then  GRADE GUIDE  expects that  you are  trying to  combine two
  506.      sections of the  same course.  In  this case, GRADE GUIDE  requires that
  507.      the two classes have the same categories defined with the same number of
  508.      grades entered.   If the two old  classes have some students  in common,
  509.      then GRADE GUIDE expects that you are combining two different semesters,
  510.      quarters, or grading periods of the same course.  In this  case, the two
  511.      classes do not  have to have the  same categories defined.   Grades from
  512.      each student in the second  class will be added onto the  list of grades
  513.      from the  same student in  the first class.   GRADE GUIDE  only requires
  514.      that the total  number of grades and  the total number of  categories do
  515.      not exceed normal limits.
  516.  
  517.           Before GRADE GUIDE combines the two classes, it asks you to confirm
  518.      that you  do want  to combine  the two files.   If  you do,  GRADE GUIDE
  519.      combines  the classes and  writes a copy  of the  new file on  the disk.
  520.      When  you return to  the FILE  MENU, the  new class  will appear  as the
  521.      current class name.
  522.  
  523.  
  524.  
  525.  
  526.  
  527.                                       Page 8
  528.  
  529.  
  530.  
  531.  
  532.  
  533.      OPTION F -- Recovering a Backup File
  534.  
  535.           If you  have made serious errors while  changing a class file, this
  536.      option  allows  you to  recover the  backup  file for  that class.   For
  537.      example, you  can have the "MATH-001.GRD"  file deleted and  replaced by
  538.      the "MATH-001.BAK" file.   It has the  same effect as performing the two
  539.      DOS commands
  540.  
  541.                     ERASE    MATH-001.GRD
  542.                     RENAME   MATH-001.BAK   MATH-001.GRD
  543.  
  544.      NOTE! GRADE  GUIDE periodically makes backup copies of your file, making
  545.      the old MATH-001.GRD  file into the new  MATH-001.BAK file.  So,  if you
  546.      have made serious errors from which  you would like to recover, be  sure
  547.      to exit GRADE GUIDE before your file is backed up a second time.
  548.  
  549.      OPTION G -- Changing Between Printer Output and File Output
  550.  
  551.           GRADE GUIDE  allows you to view  information about students  on the
  552.      screen or to print that information with a printer.  Some users may wish
  553.      to have the information stored on a DOS text file.  By selecting  OPTION
  554.      F, you tell GRADE GUIDE that you would like to write your information to
  555.      a file  rather than with  the printer.   GRADE GUIDE then allows  you to
  556.      write information to a file  named "GRADEOUT.1" which will be stored  in
  557.      the directory you have currently chosen for  your class files.  If GRADE
  558.      GUIDE  finds that you already  have a file  named "GRADEOUT.1", it calls
  559.      the new file "GRADEOUT.2" or  "GRADEOUT.3" or uses some other  extension
  560.      number so that the new file will not be confused with an old file.  
  561.  
  562.           There  are many  times  when GRADE  GUIDE gives  you the  option of
  563.      writing  information either on  the screen or  with the printer.   After
  564.      selecting OPTION F, GRADE GUIDE changes  so that you have the option  of
  565.      writing information  either on the screen or to  the GRADEOUT file.  The
  566.      information is written to the GRADEOUT file  in exactly the same form as
  567.      it would have  appeared on the printer  (including the use of  form feed
  568.      characters.)
  569.  
  570.           This option may be convenient to use if you do not wish to use  the
  571.      printer at  the  present time.    You could  write  your report  to  the
  572.      GRADEOUT file and print it  at a later time.   It may also be useful  if
  573.      you want  to change the  way that  GRADE GUIDE  presents information  by
  574.      editing the  GRADEOUT  file with  a  text editor  or  a word  processing
  575.      program.  Another  possible use of this  feature is to create  a file of
  576.      information which  can then be read  by a spreadsheet  program, database
  577.      program, or other statistical analysis program.
  578.  
  579.           GRADE GUIDE  allows you  to keep  sending information  to the  same
  580.      GRADEOUT  file even if  you change the  class file which  you are using.
  581.      Selecting OPTION F  a second time causes  GRADE GUIDE to end  writing to
  582.      the GRADEOUT file and again send  information to the printer.  If  GRADE
  583.      GUIDE never writes any information to the GRADEOUT file so that the file
  584.      remains empty, then GRADE GUIDE erases the file and no new GRADEOUT file
  585.      appears in your directory.
  586.  
  587.           NOTE! if you  do not  have a  printer port on  your computer,  then
  588.      GRADE GUIDE  automatically assumes that  you want  to set up  a GRADEOUT
  589.      file when you begin running GRADE GUIDE.   Occasionally, on some not-so-
  590.      compatible  computer systems, GRADE  GUIDE cannot  tell that there  is a
  591.  
  592.  
  593.                                       Page 9
  594.  
  595.  
  596.  
  597.  
  598.  
  599.      printer  attached to the  system when in  fact there  is a printer.   In
  600.      those cases  you  can select  OPTION G  to tell  GRADE  GUIDE that  your
  601.      computer does have  a printer.  GRADE  GUIDE writes to DOS  printer port
  602.      LPT1.   If you  have a serial  printer or wish  to use a  second printer
  603.      attached to  your computer, you  will have to  use the DOS  MODE command
  604.      before you run GRADE GUIDE.
  605.  
  606.           Printers often  print a maximum  of 80 or 120  characters per line.
  607.      Thus, GRADE GUIDE restricts printed output to no more than 80 characters
  608.      per  line.   When  writing to  a GRADEOUT  file or  when using  a larger
  609.      printer,  you might not  want GRADE  GUIDE to observe  this restriction.
  610.      The 80 character restriction only  affects output written by the  roster
  611.      output feature of GRADE  GUIDE (MAIN MENU OPTION L.)   This 80 character
  612.      restriction on the  roster output width can be changed.  See the section
  613.      in this documentation entitled CHANGING DEFAULT SETTINGS for details.
  614.  
  615.      OPTION H -- Changing Color Modes
  616.  
  617.           If your computer has a color graphics card, OPTION  H is displayed.
  618.      It allows you to force  the display to appear in black  and white rather
  619.      than in color.  This option is provided for those users who might have a
  620.      monochrome display  or TV connected to  their color graphics  card which
  621.      can  be difficult to read when  the screen displays in  color.  If the H
  622.      option  is chosen  and the  display is  in black and  white, then  the H
  623.      option allows you to change back from  black and white to color.  OPTION
  624.      H is  omitted if  your computer  does not  have a  color graphics  card.
  625.      (NOTE! you can reset GRADE GUIDE so that it always begins  in monochrome
  626.      mode rather than in  color mode.  See the section  in this documentation
  627.      entitled CHANGING DEFAULT SETTINGS for details.)
  628.  
  629.      OPTION Q -- Quitting GRADE GUIDE
  630.  
  631.           When you are done using GRADE GUIDE, select OPTION Q.   GRADE GUIDE
  632.      will ask you to confirm that you want to exit the program.  You may also
  633.      exit  from GRADE  GUIDE  at any  time  that GRADE  GUIDE  is running  by
  634.      entering  a <Ctrl-Break>  (hold down the  Ctrl key  and press  the Break
  635.      key.)   (When GRADE  GUIDE is  waiting for  you to  enter a  key at  the
  636.      keyboard, <Ctrl-C> as well as <Ctrl-Break> will allow you to exit.)
  637.  
  638.      =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
  639.      =                     ENTERING INFORMATION                          =
  640.      =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
  641.  
  642.           Often GRADE GUIDE  asks you to enter  information.  Here are  a few
  643.      rules about entering such information. 
  644.  
  645.      COMMANDS
  646.  
  647.           To enter a command, merely press the key for the letter correspond-
  648.      ing to the menu  choice for that command.  The response  may be in upper
  649.      case or  lower case and  you do not need  to press the  carriage return,
  650.      <CR>.
  651.  
  652.      NUMBERS
  653.  
  654.           To enter a  number just enter the  digits for the number  you want.
  655.      The digits  that you press appear in  reverse video on the  display.  Do
  656.      not  use a decimal point  (".") when entering  a whole number  or a sign
  657.  
  658.  
  659.                                       Page 10
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664.  
  665.      ("+"  or "-") when  entering any number.   If  you make a  mistake while
  666.      entering  a  number, you  can  backspace  over  the  mistake  using  the
  667.      backspace  key.  You can also correct errors by moving the cursor to the
  668.      left with the <F9> function key or  to the right with the <F10> function
  669.      key.   If the  cursor  is at  the first  character  of the  input,  then
  670.      pressing <F9>  will  bring the  cursor to  the  last character  entered.
  671.      Similarly, if the  cursor is at  the last character  of the input,  then
  672.      pressing  <F10> will bring  the cursor  to the first  character entered.
  673.      You may insert  new characters at the current  cursor position by typing
  674.      the characters on  the keyboard.   You can delete  the character at  the
  675.      current cursor  position by pressing  the <Del> key.   If you  press the
  676.      <F2> function key, it  will clear your input so that  you can start over
  677.      from scratch.  You can complete your  input by typing a carriage return,
  678.      <CR>, by pressing  the space bar, <Space>, or by pressing the escape key
  679.      <Esc>.  
  680.  
  681.           If you are  entering a grade and  do not type any  digits, then the
  682.      grade is entered as NONE.  When entering weights or percentages, you may
  683.      add up to 3 decimal digits  to the number.  Weights and percentages  can
  684.      have up to 3 digits to the left and 3 digits to the right of the decimal
  685.      point.
  686.  
  687.      CHARACTER STRINGS
  688.  
  689.           Character strings  can be  entered the  same way  that numbers  are
  690.      entered except that the input is always ended with a <CR> or  <Esc>, not
  691.      with  a <Space>.   Students' names,  aliases and notes,  category names,
  692.      class names,  input  file names,  letter grades,  and  comments are  all
  693.      entered  as character  strings.   Character  strings  entered as  names,
  694.      aliases, or letter grades may not begin with a <Space>.  
  695.  
  696.           NOTE!  GRADE GUIDE  distinguishes  between  upper  and  lower  case
  697.      letters.  So, when you  enter a student's name, be sure to  use the same
  698.      capitalization as you  plan to use when referring to  that student later
  699.      on.   Similarly, if you  want names of  categories to appear  in capital
  700.      letters, then you should enter those names using capital letters.
  701.  
  702.      STUDENT NAMES
  703.  
  704.           Occasionally you must tell GRADE GUIDE the name of a student.  (See
  705.      MAIN MENU OPTIONS B, D,  H, and M.)  When entering the name of a student
  706.      that you  want GRADE GUIDE to find, it is not necessary to type the full
  707.      name of  that student.   If GRADE  GUIDE cannot find  the name  that you
  708.      typed, it  will look for  a name which CONTAINS  what you typed.   If it
  709.      finds such a name, it asks you if that is the name you want.  If you say
  710.      no (N), then it keeps looking.
  711.  
  712.           For example, if you want to find the student "Smith, John"  and you
  713.      asked  for  the name  "John", GRADE  GUIDE  might ask  you if  you meant
  714.      "Baker, John" since that name also  contains "John".  If you respond  N,
  715.      GRADE GUIDE will find "Smith, John".  
  716.  
  717.      CHANGE MODE
  718.  
  719.           There are several  places in  GRADE GUIDE where  you are given  the
  720.      opportunity  to change previously entered information by entering CHANGE
  721.      MODE.   When this is done, you see  the information which can be changed
  722.      being displayed on  the screen in reverse  video.  If there  are several
  723.  
  724.  
  725.                                       Page 11
  726.  
  727.  
  728.  
  729.  
  730.  
  731.      items of information visible on the screen  when you are in change mode,
  732.      then you are able to move from one item to  another item by pressing one
  733.      of the cursor  control keys, the up  arrow, down arrow, left  arrow, and
  734.      right arrow.  NOTE the distinction between the use of the arrow keys and
  735.      the <F9> and <F10> function keys.  The arrow keys move the reverse video
  736.      entry on the screen to another entry on the screen.  The  <F9> and <F10>
  737.      function keys move the cursor within one entry from one character to the
  738.      next.  
  739.  
  740.           You can exit from CHANGE MODE by  using a carriage return, <CR>, or
  741.      escape key, <Esc>.   Remember, if you want to clear an old entry so that
  742.      you can  begin entering a completely new one,  you should press the <F2>
  743.      function key.
  744.  
  745.           Because some keyboards do  not allow you to use  the cursor control
  746.      keys  and the numeric keypad at the same time, GRADE GUIDE allows you to
  747.      use four of the  function keys instead of the cursor  control keys.  You
  748.      can use
  749.                          <F5> in place of up arrow,
  750.                          <F6> in place of down arrow,
  751.                          <F7> in place of left arrow,
  752.                     and  <F8> in place of right arrow.
  753.  
  754.      (NOTE!  you  can  change  the keys  that  GRADE  GUIDE  uses  for cursor
  755.      movements or editing  functions.  You can  define the keys so  that they
  756.      work the way you are  used to having cursor and editing keys  work.  See
  757.      the section in this documentation entitled CHANGING DEFAULT SETTINGS for
  758.      details.) 
  759.  
  760.           If you  move from one item of information  on the screen to another
  761.      or escape from CHANGE MODE without entering any new characters, then the
  762.      old information  remains unchanged and  is redisplayed in  normal video.
  763.      If you wish  to change a  previously entered grade to  a grade of  NONE,
  764.      then  while  you are  in  change mode  you  would first  press  the <F2>
  765.      function key to clear the present entry and then press <Esc> or an arrow
  766.      key to accept the new entry.
  767.  
  768.      ILLEGAL CHARACTERS
  769.  
  770.           If at any  time while  running GRADE  GUIDE you press  a key  which
  771.      GRADE GUIDE was not expecting, the computer beeps to signal that the key
  772.      was not expected.   The key you pressed is not recorded  or displayed in
  773.      any way, and you may continue by typing any legal key.
  774.  
  775.      =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
  776.      =                       THE MAIN MENU CHOICES                       =
  777.      =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
  778.  
  779.           GRADE GUIDE  allows you to enter students' names, ID's, and grades,
  780.      and then allows you to view  or print that information and some  related
  781.      statistics.   It  also  makes it  easy  for  you to  change  any of  the
  782.      information that you have entered.  The  MAIN MENU shows you the choices
  783.      you have when  performing these operations with a class.  The menu looks
  784.      like the following table.
  785.  
  786.  
  787.  
  788.  
  789.  
  790.  
  791.                                       Page 12
  792.  
  793.  
  794.  
  795.  
  796.  
  797.      .......................................................................
  798.      :                         MAIN MENU                                   :
  799.      :                                                                     :
  800.      :                                                                     :
  801.      :    A : add student names        D : drop student names              :
  802.      :    B : add student grades       E : drop/adjust grades              :
  803.      :    C : add grade categories     F : drop grade categories           :
  804.      :                                                                     :
  805.      :       G : display/print/change student names                        :
  806.      :       H : display/print/change student grades & notes               :
  807.      :       I : display/print/change grade limits, weights, & labels      :
  808.      :       J : display/print/change category names, percents, & labeling :
  809.      :                                                                     :
  810.      :                 K : display/print class statistics                  :
  811.      :                 L : display/print class roster                      :
  812.      :                 M : display/print letters                           :
  813.      :                                                                     :
  814.      :                 Q : quit and return to FILE MENU                    :
  815.      :.....................................................................:
  816.  
  817.           While the MAIN MENU is  being displayed, you may choose  to perform
  818.      one of 13 grading operations labeled A to M, or you may press Q to  quit
  819.      and return to the FILE MENU.   When you establish a new class, you  will
  820.      usually  first choose OPTION  A which allows  you to enter  the names of
  821.      your students.  
  822.  
  823.           Next you will select OPTION C so that you can establish  some grade
  824.      categories.   GRADE  GUIDE stores  grades in  grade  categories.   These
  825.      categories allow you  to keep different types  of grades separate.   For
  826.      example, you  might want to  establish one category  for EXAMS,  one for
  827.      QUIZZES, and one for HOMEWORK.  GRADE GUIDE can list students' grades by
  828.      category, can calculate the total  and average of each student's  grades
  829.      within a category, and  can calculate the average  of all the  students'
  830.      grades within a category.  Also, GRADE GUIDE can automatically calculate
  831.      an overall average score for each student called the GRAND AVERAGE.  You
  832.      can tell GRADE GUIDE how to combine the average grades in  each category
  833.      to calculate this GRAND AVERAGE. 
  834.  
  835.           OPTION B  allows you to enter  grades for your students  and assign
  836.      weighting factors to those grades.  After  entering names and grades for
  837.      each student,  you can list  names using OPTION  G, you can  list grades
  838.      using  OPTION H, you  can calculate some  statistical reports concerning
  839.      the class' performance using OPTION K, and  you can print a wide variety
  840.      of reports using OPTIONS I, J, and L.  OPTIONS G, H, I, and J also allow
  841.      you to change  the information that you have previously  entered in case
  842.      there are errors or needed modifications.  OPTION M allows you to have a
  843.      form  letter  or  customized grade  report  printed  with  an individual
  844.      student's  name  and grades  inserted  into  the letter  at  appropriate
  845.      places.   OPTION H can  also be  used to store  notes for each  student.
  846.      Notes can  be used for  recording text information  and can be  used for
  847.      absentee information,  behavior reports, personal  information, or other
  848.      comments.
  849.  
  850.           If you need to remove  students from the class,  use OPTION D.   If
  851.      you wish  to drop  the lowest  grades for  each student,  use OPTION  E.
  852.      OPTION E can also  help you to adjust a grade  for purposes of rescaling
  853.      or to have a grade removed altogether.  If you want to remove one of the
  854.      categories that have you established, use OPTION F.
  855.  
  856.  
  857.                                       Page 13
  858.  
  859.  
  860.  
  861.  
  862.  
  863.  
  864.           Here is  a  more detailed  description  of each  of the  MAIN  MENU
  865.      options.
  866.  
  867.      OPTION A -- Entering New Names
  868.  
  869.           Choose OPTION A  if you  want to  enter the names  of students  not
  870.      previously entered  into your class.   GRADE GUIDE displays  a menu with
  871.      seven choices.   To enter new names from  the keyboard, select choice A.
  872.      Then GRADE GUIDE allows you to enter a list of names.  Each name can  be
  873.      up to 20 characters  long.  GRADE GUIDE notifies you if you enter a name
  874.      which has already been entered into your class so that no duplication of
  875.      names  will  occur.   Names may  be  entered in  any order;  GRADE GUIDE
  876.      alphabetizes them for you.  It  is helpful to enter each student's  name
  877.      either in the form of  last name followed by  a comma followed by  first
  878.      name, or in the form of last name followed by  a space followed by first
  879.      name.   If this is  done, GRADE GUIDE can  determine the first  and last
  880.      names of each student.  This may be important to you if you plan to have
  881.      GRADE GUIDE write letters to students or parents using  MAIN MENU OPTION
  882.      M.  In  either form, there can be  as many spaces as  you desire between
  883.      the last name and  the first name.  When  you are finished entering  the
  884.      new names, press <CR> or <Esc> without entering any characters.
  885.  
  886.           If you  enter  new students  into a  class which  already has  some
  887.      grades assigned, the new students are automatically given grades of NONE
  888.      for each of  the previously entered grades.   You can change  these NONE
  889.      grades by using MAIN MENU OPTIONS B or H.
  890.  
  891.           GRADE GUIDE also lets you enter an ALIAS for each student, although
  892.      this is not required.   You may wish to use  the alias for a student  ID
  893.      number, a set of initials, a phone  number, a nickname, a course section
  894.      number, or any other piece of information up to 12 characters long.  One
  895.      advantage of  using aliases is that you are  then able to list students'
  896.      grades  by alias  rather than  by name.   Some  teachers prefer  listing
  897.      students' grades by  alias so that the grade lists can be posted without
  898.      permitting any student  to learn the  grades of another  student.   Even
  899.      though no two students can have the same name, many students are allowed
  900.      to  share the  same alias.   If  two students  have the  same alias  and
  901.      students  are listed  in  the order  of their  aliases,  then those  two
  902.      students will appear  next to  each other  in the  list in  alphabetical
  903.      order determined by their names.
  904.  
  905.           There are two ways to enter aliases from the keyboard.  If you have
  906.      entered a list  of students' names and  later want to assign  aliases to
  907.      those students, you may do so by selecting choice B from the ADD STUDENT
  908.      NAMES menu.  GRADE GUIDE then lists for you the names of the students in
  909.      the  class who  do not  yet have aliases  assigned to  them.   Each name
  910.      appears on the  screen and for each name,  you may enter an  alias.  You
  911.      may continue entering  aliases until all students in the class have been
  912.      assigned aliases, or you may enter a <CR> or <Esc> to stop.
  913.  
  914.           Another  way  to enter  aliases is  to  use choice  C from  the ADD
  915.      STUDENT  NAMES menu.  This allows you  to enter aliases at the same time
  916.      that you are entering students' names.  For each new student's name that
  917.      you enter, GRADE  GUIDE allows you to  enter an alias for  that student.
  918.      (See MAIN MENU OPTION G for still another method of entering aliases.)
  919.  
  920.  
  921.  
  922.  
  923.                                       Page 14
  924.  
  925.  
  926.  
  927.  
  928.  
  929.           Each of the  choices for entering names  and aliases (A, B,  and C)
  930.      allows you to enter information from the keyboard.  GRADE GUIDE can also
  931.      read  this same information from a DOS text file.  If you have students'
  932.      names or aliases on  a text file and want to have GRADE GUIDE read those
  933.      names rather  than having you  type them at  the keyboard, then  you can
  934.      select  choice D, E, or F.  This can  give you a fast way to enter names
  935.      and ID's if there is a file  containing this information for students in
  936.      your class.
  937.  
  938.           When you select OPTIONS D, E, or F from the ADD STUDENT NAMES menu,
  939.      GRADE  GUIDE asks  you  for the  name  of the  DOS  file containing  the
  940.      information that you want to enter.  If  you do not specify the drive or
  941.      directory of  the file,  the directory  used is  the same  as the  class
  942.      file's directory.   GRADE GUIDE will expect  to find information for one
  943.      student on each line of that  file where each line ends with  a carriage
  944.      return.  Each line may be up  to 250 characters long.  GRADE GUIDE  asks
  945.      you to  enter the beginning and  ending columns (tab positions)  for the
  946.      position on the line where the names or aliases can be found.  The first
  947.      line of your  file is displayed on the screen to help you remember which
  948.      columns to  choose.   While reading the  names or  aliases, GRADE  GUIDE
  949.      displays the new information, deletes leading and trailing blanks in the
  950.      input, and does not use any duplicate names.
  951.  
  952.      OPTION B -- Entering New Grades
  953.  
  954.           This option allows  you to enter new grades for all the students in
  955.      your  class.   Since  all  grades  are  entered  into  categories,  some
  956.      categories must be established (MAIN MENU OPTION C) before you can enter
  957.      grades.  If you have established at least one category, you are shown an
  958.      ADD STUDENT GRADES  menu with eight choices.   To enter grades  from the
  959.      keyboard, select  choice A or choice B.   If you select  choice A, GRADE
  960.      GUIDE asks you  to enter your students' grades in the same order as your
  961.      students are listed alphabetically by name.  If you select choice  B and
  962.      you have given your students aliases, GRADE  GUIDE asks you to enter the
  963.      grades in the same order as they are listed alphabetically by alias.
  964.  
  965.           GRADE GUIDE allows you to record grades in three different formats:
  966.      NUMBER, LETTER, and NUMBER WITH CUTOFF.   When you establish a  category
  967.      (MAIN  MENU OPTION  C), you  select  which method  you want  to  use for
  968.      storing grades.   If you select the  option LETTER, then all  the grades
  969.      that you enter  into that category will  be letter grades.   GRADE GUIDE
  970.      accepts the standard letters grades from a 4.0 scale
  971.  
  972.                         GRADE             VALUE
  973.                         -----             -----
  974.                           A                 4
  975.                           B                 3
  976.                           C                 2
  977.                           D                 1
  978.                           F                 0
  979.  
  980.  
  981.  
  982.  
  983.  
  984.  
  985.  
  986.  
  987.  
  988.  
  989.                                       Page 15
  990.  
  991.  
  992.  
  993.  
  994.  
  995.      In addition, the following less standard grades are accepted
  996.  
  997.          GRADE        VALUE                GRADE      VALUE
  998.          ------       -----                ------     -----
  999.            A+         4.333
  1000.            A-         3.667
  1001.            B+         3.333                 AB         3.5
  1002.            B-         2.667                 BC         2.5
  1003.            C+         2.333                 CD         1.5
  1004.            C-         1.667                 DF         0.5
  1005.            D+         1.333
  1006.            D-         0.667
  1007.            F+         0.333
  1008.            F-        -0.333
  1009.  
  1010.      (NOTE! you  can change  both the  letters used  and their  corresponding
  1011.      values.  See the section in this documentation entitled CHANGING DEFAULT
  1012.      SETTINGS for details.)
  1013.  
  1014.           If you establish a category and  you want to record grades in  that
  1015.      category as numbers, then you  can select the option NUMBER  rather than
  1016.      LETTER for that category.  The third option, that of NUMBER WITH CUTOFF,
  1017.      allows you to  store grades in a  format similar to storing  grades with
  1018.      the NUMBER format except that you are allowed to enter for each grade in
  1019.      that  category  a set  of  four CUTOFF  grades  representing the  lowest
  1020.      numeric score for  the grades of A,  B, C, and  D.  The only  difference
  1021.      between this  method of storing grades and that  of the NUMBER method is
  1022.      that with  the  NUMBER WITH  CUTOFF method,  when  students' grades  are
  1023.      listed, the number  score is listed, and  along with it, the  associated
  1024.      letter  grade.  When  you enter new  grades into this  category, you can
  1025.      choose to  enter grade cutoffs.  If  you do not elect  to enter cutoffs,
  1026.      then grades  will be listed without the associated letter grade.  (Grade
  1027.      cutoffs can be changed at any time with MAIN MENU OPTION I.)  All grades
  1028.      stored with the  NUMBER or the NUMBER  WITH CUTOFF method must  be whole
  1029.      numbers in the range from 0 to 250.
  1030.  
  1031.           When you use MAIN MENU OPTION B  to enter grades, GRADE GUIDE needs
  1032.      to know  which types of grades  you wish to  enter.  After you  select a
  1033.      choice from the ADD STUDENT GRADES menu, GRADE GUIDE shows you a list of
  1034.      your categories. For example
  1035.  
  1036.                                  A : EXAM
  1037.                                  B : QUIZ
  1038.                                  C : HOMEWORK
  1039.  
  1040.      If you only want to enter one grade, let us say a QUIZ grade, then press
  1041.      b  (in either  upper or  lower case) followed  by a  <CR>.   GRADE GUIDE
  1042.      responds by showing you the grade
  1043.  
  1044.                                    QUIZ 1
  1045.  
  1046.      GRADE GUIDE can also let you enter several grades at once.  For example,
  1047.      you could enter a  QUIZ grade, an EXAM grade, a second QUIZ grade, and a
  1048.      HOMEWORK grade.  In that case you would type the choices "babc" followed
  1049.      by a <CR>.  GRADE GUIDE would respond by listing the grades
  1050.  
  1051.  
  1052.  
  1053.  
  1054.  
  1055.                                       Page 16
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.  
  1060.  
  1061.                                     QUIZ 1
  1062.                                     EXAM 1
  1063.                                     QUIZ 2
  1064.                                 HOMEWORK 1
  1065.  
  1066.      You may  enter up  to ten  grades at  one time.   The  number after  the
  1067.      category name tells  you which grade of  the category you are  entering.
  1068.      If you had previously entered three  QUIZ grades, then the two new  QUIZ
  1069.      grades would be numbered 4 and  5.  (It is legal to enter an  empty list
  1070.      of grades by typing only a <CR> when prompted for the grades you want to
  1071.      enter.  Do this if you really do not want to enter any grades.)
  1072.  
  1073.           After confirming that the list of grades  that you want to enter is
  1074.      correct, you are asked to enter  the maximum possible score for each  of
  1075.      the number  grades, the A, B,  C, and D  cutoffs for each of  the NUMBER
  1076.      WITH CUTOFF grades, and a grade weight for all grades.  
  1077.  
  1078.           A category can be a LABELED category, which means for each grade in
  1079.      that category  you may attach  a label describing  the purpose  for that
  1080.      grade.  If you are entering any grades into a LABELED category, then you
  1081.      are asked to enter a grade  label of up to 16 characters.   For example,
  1082.      for QUIZ 2 you might enter a label such as "Chapt. 2 Sect. 4".
  1083.  
  1084.           To each grade that you enter, you may assign a weight.  GRADE GUIDE
  1085.      will ask you to  enter this weight, although if you  simply enter a <CR>
  1086.      or <Esc>, the weight will default to being 1.0.  This weight  allows you
  1087.      to put more or less emphasis  on a grade.  If, for example, you  wish to
  1088.      double the value of a grade, enter a weight of 2.0.  If you want a grade
  1089.      to have only half its  normal value, enter a weight  of 0.5.  If you  do
  1090.      not want the grade to count at all, enter a weight of 0.  The number you
  1091.      enter for a weight may include up to three decimal digits.
  1092.  
  1093.           For each  of your students, GRADE GUIDE displays the student's name
  1094.      and a place for  you to insert  each of the student's  grades.  You  can
  1095.      then enter each of the grades that you chose to enter.  If for any grade
  1096.      you enter a blank grade (by typing a <CR> before entering a grade), then
  1097.      GRADE GUIDE records the special grade of NONE.  NONE grades are intended
  1098.      to be used for students who have not yet completed an assignment or when
  1099.      you  have decided not  to assign a  grade.  NONE  grades, like any other
  1100.      grades, can  be changed  using MAIN  MENU OPTION  H.   When GRADE  GUIDE
  1101.      calculates grade  averages, it can  either treat NONE grades  as if they
  1102.      had the  value zero, or it can  ignore NONE grades and treat  them as if
  1103.      the grade  had never  been assigned.   GRADE GUIDE  frequently asks  you
  1104.      whether  or not  you want NONE  grades treated  as zero.   (NOTE! if you
  1105.      always want GRADE GUIDE to treat NONE grades as zero or always want NONE
  1106.      grades ignored,  you can  have GRADE  GUIDE stop  asking you.   See  the
  1107.      section in  this documentation  entitled CHANGING  DEFAULT SETTINGS  for
  1108.      details.)
  1109.  
  1110.           GRADE GUIDE allows you to  enter students' grades which are  larger
  1111.      than the maximum possible scores which you  entered.  The larger numbers
  1112.      will be treated as  though there were extra credit given.   For example,
  1113.      if  the maximum possible score on an EXAM  is 100, and you enter a grade
  1114.      of  110, then GRADE  GUIDE will  treat the  grade as  if it  included 10
  1115.      points of extra credit and will assign it a percentage of 110  %.  GRADE
  1116.      GUIDE displays a reminder whenever a  grade is entered which exceeds the
  1117.      maximum possible score for that grade.
  1118.  
  1119.  
  1120.  
  1121.                                       Page 17
  1122.  
  1123.  
  1124.  
  1125.  
  1126.  
  1127.           Before entering grades, GRADE GUIDE asks you:
  1128.  
  1129.                        Do you want to confirm inputs (Y/N) ?
  1130.  
  1131.      If you  respond with  Y, then after  each student's grades  are entered,
  1132.      GRADE GUIDE will ask you if the grades you entered are correct.   If you
  1133.      say that they are  not correct, GRADE GUIDE will enter  CHANGE MODE, and
  1134.      you will be  able to  change the grades  that you  just entered.   Entry
  1135.      errors can always be corrected later using MAIN MENU OPTION H, but it is
  1136.      often more convenient to correct errors at the time you make them.
  1137.  
  1138.           NOTE! the use of maximum possible scores equal to zero or  NONE can
  1139.      cause strange results when  category percentages and GRAND  AVERAGES are
  1140.      calculated.  
  1141.  
  1142.           GRADE GUIDE also allows  you to enter grades from a  DOS text file.
  1143.      This feature is supplied for those teachers who may have computer graded
  1144.      exams with results supplied in DOS text files and for those who may want
  1145.      to  read grades  that  they have  obtained  as  output from  some  other
  1146.      computer program.  If you wish to read in grades from a file rather than
  1147.      from the keyboard, then you should select choice C or choice D from  the
  1148.      ADD STUDENT GRADES menu.  If you  do choose to enter grades from a file,
  1149.      then  GRADE GUIDE  asks  you to  enter the  name  of the  DOS  text file
  1150.      containing the new grades.  If you do not specify the drive or directory
  1151.      of  the  file,  the directory  used  is  the same  as  the  class file's
  1152.      directory.   GRADE GUIDE checks  that the file  has exactly one  line of
  1153.      text for each student in your class.  Each line except for the last line
  1154.      of the file must end  with a carriage return.    Lines may be up to  250
  1155.      characters long.  If the file is of the correct length, GRADE GUIDE will
  1156.      accept grades from that file.  
  1157.  
  1158.           If you enter  grades from a file, as GRADE GUIDE asks you to select
  1159.      categories into which  you are going to  enter grades, it also  asks you
  1160.      for the beginning and ending  columns (tab positions) for the  positions
  1161.      on the  line containing those grades.  The  first line of the input file
  1162.      is displayed  on the screen to help you  remember the correct columns to
  1163.      choose.  GRADE  GUIDE continues just as  it did when you  entered grades
  1164.      from  the keyboard,  including asking  you for maximum  possible scores,
  1165.      weights, cutoffs,  labels, and whether or  not you want  grade confirma-
  1166.      tions.   The only difference is that  the grades are read from the file.
  1167.      By choosing  to do grade  confirmations, you can check  that your grades
  1168.      are being read in correctly and even change them if they are wrong.
  1169.  
  1170.           GRADE GUIDE looks  at each of the positions which you chose on each
  1171.      line on  the file  and determines  a grade  from what it  finds in  that
  1172.      position.  In general GRADE GUIDE selects the first item in the position
  1173.      which looks like a grade.   If you said that there was a letter grade in
  1174.      columns  5 through 12 and  one line reads:  "ghscabyh" in that position,
  1175.      then GRADE GUIDE would  assign a grade of C, the  first reasonable grade
  1176.      in that  position.  If  the position  reads: "ghsuabyh", then  the grade
  1177.      would be AB.  If a number grade is read from a line reading: 
  1178.      "a000078+23rihs   ", then the grade would be 78.  If GRADE GUIDE  cannot
  1179.      make sense out of  the characters read from a given position, a grade of
  1180.      NONE would be assigned.  
  1181.  
  1182.           Entering grades for  a large class can  be a long process.   If you
  1183.      are ever in the middle of entering  grades for a class and need to quit,
  1184.      you may exit from GRADE GUIDE by typing <Ctrl-Break> or <Ctrl-C>.  GRADE
  1185.  
  1186.  
  1187.                                       Page 18
  1188.  
  1189.  
  1190.  
  1191.  
  1192.  
  1193.      GUIDE will ask you if you want to save your class file.  Unless you have
  1194.      made  a mistake and  want to erase  all that you have  just entered, you
  1195.      should save  the file.  When  you do this,  all of the grades  which you
  1196.      have not yet entered  will be recorded as NONE.  Then the next time that
  1197.      you use GRADE  GUIDE you can  continue where you  left off by using  ADD
  1198.      STUDENT GRADES menu choice E or F.
  1199.  
  1200.      Reviewing NONE grades
  1201.  
  1202.           ADD STUDENT GRADES  menu choices E and  F allow you to  REVIEW NONE
  1203.      GRADES.  If you select  one of these choices, GRADE GUIDE will  list for
  1204.      each student  all the  grades where  that student  currently has  a NONE
  1205.      grade recorded.  Then  you can either change those grades  or leave them
  1206.      alone.   GRADE GUIDE will ask you  for the name of the  student that you
  1207.      want to begin listing.  If you had selected choice E, your students will
  1208.      be listed alphabetically by  name.  If you selected choice  F, they will
  1209.      be listed by alias.  If (as suggested in the previous paragraph) you had
  1210.      exited GRADE GUIDE  before completing the entry  of grades for all  your
  1211.      students, then option E  or F will allow  you to change all of  the NONE
  1212.      grades that were given to those students as a result.  NOTE!  all of the
  1213.      NONE grades for  each student will be  listed; not only those  which may
  1214.      have resulted from exiting GRADE GUIDE early.  You can use choices E and
  1215.      F even if you have never exited from GRADE GUIDE without completing your
  1216.      grade entries.  It provides an easy way to see which students still have
  1217.      incomplete work (that is, NONE grades.)  It also gives you a fast way to
  1218.      update those  grades which  were recorded  as NONE  but now  need to  be
  1219.      changed.
  1220.  
  1221.      Creating a grade based on the GRAND AVERAGE
  1222.  
  1223.           ADD STUDENT GRADES menu choice G allows you to automatically create
  1224.      a new grade.  The new  grade is based on each student's current  average
  1225.      grade.  If you select choice G, for each student GRADE  GUIDE calculates
  1226.      an average  of that student's  grades.   Then that average  is converted
  1227.      into the  new grade  for that  student.   GRADE GUIDE  asks you for  the
  1228.      category  into which you  want the new  grade entered.   If the category
  1229.      stores  number grades, each  student's average  grade is converted  to a
  1230.      percentage which is  stored as the student's new grade.  If the category
  1231.      stores letter grades, each student's average grade is first converted to
  1232.      a percentage, and then  that percentage is converted to a  letter grade.
  1233.      (NOTE! if  you wish  to use  this feature  for letter  grades, you  will
  1234.      probably need  to set the letter grade percentages corresponding to your
  1235.      personal choice for the value for each letter grade.  See the section in
  1236.      this documentation entitled CHANGING DEFAULT SETTINGS for details.)  
  1237.  
  1238.           After you select a category, GRADE GUIDE asks you for a grade label
  1239.      if the category is a LABELED category.  GRADE GUIDE asks you for a grade
  1240.      weight, but  will assume a weight of zero if  you simply enter a <CR> or
  1241.      <Esc>.   You will likely want the new grade, being an average of all the
  1242.      other grades, to be weighted zero so that its value will not be included
  1243.      in future calculations of the average grade.   On the other hand, if you
  1244.      want to use this  quarter or semester grade along with  other quarter or
  1245.      semester grades to  calculate a final grade in the course, you will have
  1246.      to use MAIN MENU OPTION I to change its weight  to 1.0.  If the category
  1247.      into which you are  entering the new grade  stores numbers, GRADE  GUIDE
  1248.      assumes that  the maximum  possible score  for that  grade is  100 which
  1249.      corresponds  to an average  of 100 percent.   (NOTE if  you would rather
  1250.      have these grades  based on  a total  different from 100,  you can  tell
  1251.  
  1252.  
  1253.                                       Page 19
  1254.  
  1255.  
  1256.  
  1257.  
  1258.  
  1259.      GRADE GUIDE what maximum score you want to use.  See the section in this
  1260.      documentation entitled CHANGING DEFAULT  SETTINGS for details.)  If  the
  1261.      category into  which you are entering the  new grade stores numbers with
  1262.      cutoff,  GRADE  GUIDE asks  you  to enter  the  grade cutoffs.    If the
  1263.      category into which you are entering the new grade stores letter grades,
  1264.      GRADE GUIDE  asks you if you want to use  the mixed letter grades of AB,
  1265.      BC, CD, and DF and also, if you want to use the fractional letter grades
  1266.      of A+, A-, B+, and so forth.
  1267.  
  1268.      OPTION C -- Entering New Categories
  1269.  
  1270.           Since there  must be at least  one category established  before you
  1271.      can enter  students'  grades, you  will usually  want to  use MAIN  MENU
  1272.      OPTION  C when  you first establish  each class  file (although  you can
  1273.      establish new categories later on.)  GRADE GUIDE allows you to  enter as
  1274.      many  as  200 grades  for each  student  in each  category which  is NOT
  1275.      LABELED and  120 grades  in each  category which  is LABELED.   You  can
  1276.      establish as  many  as 10  different categories,  and, therefore,  GRADE
  1277.      GUIDE limits you to entering no more  than 2000 grades for each student.
  1278.  
  1279.           If  you select MAIN  MENU OPTION  C, GRADE GUIDE  lists information
  1280.      about each of the  categories you have established so far  and waits for
  1281.      you  to enter new information.   For each new category  you enter a name
  1282.      for the  category (the name can  be up to 20 characters  long), select a
  1283.      grade format  (NUMBER, LETTER, or NUMBER  WITH CUTOFF), a  percentage of
  1284.      the GRAND  AVERAGE,  and whether  or not  you want  the  category to  be
  1285.      LABELED.  
  1286.  
  1287.           The percentages you  assign need not  add up to  100%.  If  they do
  1288.      not, GRADE GUIDE adjusts  them for you when it needs  them.  GRADE GUIDE
  1289.      uses these percentages when it calculates a GRAND AVERAGE score for each
  1290.      student.     It  weights  each  category's   average  according  to  the
  1291.      percentages  that you assign.   If you  enter all of  the percentages as
  1292.      0.000%, then  GRADE  GUIDE  will calculate  the  GRAND  AVERAGE  without
  1293.      weighting the  different categories.   Instead  it calculates  the GRAND
  1294.      AVERAGE on a basis of the total number of points accumulated.  (That is,
  1295.      GRAND AVERAGE = points accumulated divided by the total number of points
  1296.      possible.)
  1297.  
  1298.           If  a category is  LABELED, then you  will be  able to assign  a 16
  1299.      character label to each grade that you enter into that category.  Labels
  1300.      provide a description of what the grade was for and can make listings of
  1301.      grades easier  to understand.  The  main disadvantages of  using LABELED
  1302.      categories is  that LABELED  categories take  up more  memory space  and
  1303.      require you to  enter more information.   If  you do not  expect to  use
  1304.      labeling,  you should make  the categories NOT LABELED.   (NOTE! You can
  1305.      ask  GRADE GUIDE  to stop  asking you if  you want  each category  to be
  1306.      LABELED.    See the  section  in  this documentation  entitled  CHANGING
  1307.      DEFAULT SETTINGS for details.)
  1308.  
  1309.           You signal that you are done entering  new categories by entering a
  1310.      blank name for a category.
  1311.  
  1312.      OPTION D -- Dropping Students
  1313.  
  1314.           With this  option you can  choose to  drop some students  from your
  1315.      class.   GRADE GUIDE asks  you for  a list of  the students you  want to
  1316.      drop.  Recall that it is not  necessary to enter the entire name of  the
  1317.  
  1318.  
  1319.                                       Page 20
  1320.  
  1321.  
  1322.  
  1323.  
  1324.  
  1325.      student to find the student that you want.  Before actually dropping any
  1326.      student from  the list, GRADE  GUIDE asks you  to confirm that  you want
  1327.      that student dropped.
  1328.  
  1329.      OPTION E -- Dropping, Adjusting, or Deleting Grades
  1330.  
  1331.           This option  allows you to choose  three functions that  can modify
  1332.      every student's grades.   With OPTION E, GRADE GUIDE can drop the lowest
  1333.      grade or lowest  few grades in any category  changing the dropped grades
  1334.      to NONE.   Also, with OPTION  E, GRADE GUIDE  can adjust one  particular
  1335.      grade  by  a  constant value.    This  can be  done  to  rescale grades.
  1336.      Finally,  with  OPTION E,  GRADE  GUIDE can  have  one grade  completely
  1337.      removed from the list of grades.  When OPTION E is selected, GRADE GUIDE
  1338.      displays a DROP/ADJUST GRADES menu.
  1339.  
  1340.      Dropping grades
  1341.  
  1342.           Instructors sometimes want to drop  the lowest grade or lowest  few
  1343.      grades for a student before calculating final  grades.  You can elect to
  1344.      drop students'  grades by selecting choice A from the DROP/ADJUST GRADES
  1345.      menu.  When you do, you are asked to choose a category and to choose how
  1346.      many grades you want dropped from that category (for example, the lowest
  1347.      1 grade or the lowest 3 grades.)  GRADE GUIDE  also asks you whether you
  1348.      want NONE  grades treated  as zero or  want NONE  grades ignored.   Then
  1349.      GRADE GUIDE considers  each student in  the class and  looks at all  the
  1350.      grades in the chosen category for  that student.  It changes the  lowest
  1351.      grades in that category to NONE.  
  1352.  
  1353.           If you indicate that you want  to treat NONE grades as zero,  GRADE
  1354.      GUIDE will  drop those scores with the smallest value (after multiplying
  1355.      by the  appropriate grade  weights.)  This  will give  the students  the
  1356.      highest possible average  when NONE grades are treated as zeros.  If you
  1357.      choose  to have NONE grades ignored, GRADE  GUIDE will drop those scores
  1358.      with the  smallest percent.   This  will give  the students  the highest
  1359.      possible  average when NONE  grades are  ignored.  For  example, suppose
  1360.      that there are four QUIZ scores recorded as follows:
  1361.  
  1362.               QUIZ #      MAXIMUM POSSIBLE SCORE        WEIGHT
  1363.               ------      ----------------------        ------
  1364.                  1                 10                   1.000
  1365.                  2                 10                   2.000
  1366.                  3                 20                   1.000
  1367.                  4                 10                   1.000
  1368.  
  1369.      Suppose also that one student has received the four grades 8, 7, 12, and
  1370.      9, respectively.  If  you drop two grades while NONE  grades are treated
  1371.      as zero, GRADE GUIDE will calculate the weighted grades to be 8, 14, 12,
  1372.      and 9 and will drop the first and the last grade which are the smallest.
  1373.      If you drop two  grades while NONE grades are ignored,  GRADE GUIDE will
  1374.      calculate the percentages  obtained for each score to be  80%, 70%, 60%,
  1375.      and 90%  and  will drop  the  second and  third  grades which  have  the
  1376.      smallest percentage.
  1377.  
  1378.           NOTE! if you drop the lowest 2 grades from a category once and then
  1379.      try  to drop the  lowest 2  grades again, the  second drop  will have no
  1380.      effect since each  student will already have  at least 2 NONE  grades in
  1381.      that category.  If  you wanted to drop 2 MORE grades,  you would have to
  1382.      ask for the lowest 4 grades in the category to be dropped.
  1383.  
  1384.  
  1385.                                       Page 21
  1386.  
  1387.  
  1388.  
  1389.  
  1390.  
  1391.  
  1392.      Adjusting grades
  1393.  
  1394.           Sometimes after instructors look at the  grades they assigned, they
  1395.      see that there is a need to shift or rescale the grades to bring them in
  1396.      line with other  grades given in the same course.  This often happens as
  1397.      a result of a test or assignment being too easy or too hard for students
  1398.      making their grades artificially high or artificially low.  You can make
  1399.      such adjustments in the students' grades by selecting choice B from  the
  1400.      DROP/ADJUST  GRADES  menu.   When  you do,  you  are asked  to  choose a
  1401.      category and  a grade in that  category.  You are not  allowed to adjust
  1402.      LETTER grades.  GRADE GUIDE  will ask you if you want to  add a constant
  1403.      to the chosen grade, subtract a constant from the grade, or multiply the
  1404.      grade by a constant.  
  1405.  
  1406.           If you choose to  add or subtract a constant, you can  then enter a
  1407.      whole  number  constant which  will  be added  or  subtracted from  each
  1408.      student's grade.  If you choose to multiply by a constant,  you can then
  1409.      enter a rescaling  factor with up  to three decimal  digits.  Then  that
  1410.      factor will be multiplied by each student's grade, and the results  will
  1411.      be rounded  to  the nearest  whole  number.   With  all three  of  these
  1412.      adjustments, no grade is allowed  to exceed the maximum possible  number
  1413.      score of 250 or go below the minimum possible number  score of zero.  If
  1414.      a grade would have exceeded 250, GRADE GUIDE assigns a grade of 250.  If
  1415.      a grade would  have fallen below  zero, GRADE GUIDE  assigns a grade  of
  1416.      zero.  GRADE GUIDE  keeps a count of  how many grades reach 250  or zero
  1417.      during the adjustment process and informs you of that count. 
  1418.  
  1419.           NOTE!  GRADE GUIDE only  adjusts the  students' grades and  not the
  1420.      maximum possible scores or the letter grade cutoffs which are associated
  1421.      with that grade.   If you want those changed also, they  can be reset by
  1422.      using MAIN MENU OPTION I.
  1423.  
  1424.           It  is possible  that you  might want  to make  a more  complicated
  1425.      adjustment in  the  students' grades.    For example,  you may  wish  to
  1426.      multiply each grade by one half, and  then add 50 points to each  grade.
  1427.      This can easily be  done by performing the adjust  procedure twice; once
  1428.      to multiply by the value 0.5, and once to add the value 50.
  1429.  
  1430.      Deleting grades
  1431.  
  1432.           Occasionally instructors either enter a grade incorrectly or decide
  1433.      that a particular grade should not be  used for grade calculations.  One
  1434.      way to handle this situation would be to change the weight of that grade
  1435.      to zero using MAIN  MENU OPTION I.  Then the grade  would appear on each
  1436.      student's grade list but would have no effect  on the student's average.
  1437.      Another solution would be to remove that grade completely from  the list
  1438.      of grades.  You can delete a grade in this manner by  selecting choice C
  1439.      from the DROP/ADJUST GRADES menu.  When you do, you  are asked to choose
  1440.      a category and a grade  in that category.  GRADE GUIDE will  then remove
  1441.      that grade from all grade lists.
  1442.  
  1443.           If, for example,  you have 10 QUIZ grades, you may choose to delete
  1444.      QUIZ 6.  This will  cause the QUIZ grades numbered 7, 8, 9, and 10 to be
  1445.      renumbered and appear as QUIZ 6, 7, 8, and 9, respectively.
  1446.  
  1447.  
  1448.  
  1449.  
  1450.  
  1451.                                       Page 22
  1452.  
  1453.  
  1454.  
  1455.  
  1456.  
  1457.      Temporarily and permanently changing grades
  1458.  
  1459.           You may want to see the effect of your having dropped, adjusted, or
  1460.      deleted grades before  committing yourself  to making  the grade  change
  1461.      permanent. Therefore, at first, GRADE GUIDE only TEMPORARILY changes the
  1462.      grades.   This allows you to view the grades  using any of the MAIN MENU
  1463.      options while the grades  are still only TEMPORARILY changed.   In fact,
  1464.      if  you return  to  the MAIN  MENU while  there are  TEMPORARILY CHANGED
  1465.      GRADES, there will be a statement at the bottom of the  screen reminding
  1466.      you that grades have been TEMPORARILY CHANGED.  The only changes you can
  1467.      make  to the  stored  information while  there  are TEMPORARILY  CHANGED
  1468.      GRADES is to create more TEMPORARILY  CHANGED GRADES.  GRADE GUIDE never
  1469.      updates the disk file while there are TEMPORARILY CHANGED GRADES.  
  1470.  
  1471.           Before you are allowed to make other changes to your file  you must
  1472.      decide whether  you want those grades PERMANENTLY CHANGED or whether you
  1473.      want to reinstate the old grades.   You make that choice by  re-entering
  1474.      OPTION E  which allows  you to select  between those  two options  or to
  1475.      change some more grades (TEMPORARILY.)  GRADE GUIDE does  this by making
  1476.      sure that the copy of your class file on the disk has been updated prior
  1477.      to your changing grades.  Then if you decide that you want to  reinstate
  1478.      the grades the way  they were before you created the TEMPORARILY CHANGED
  1479.      GRADES,  the file  can  be read  from the  disk and  the old  grades are
  1480.      restored.  
  1481.  
  1482.      OPTION F -- Dropping Categories
  1483.  
  1484.           Occasionally, you  may have established a category  which you never
  1485.      used or for which you have no further use.  You can remove that category
  1486.      and ALL OF THE GRADES ENTERED IN  THAT CATEGORY by using OPTION F.   You
  1487.      are  asked to  select a category  to drop.   GRADE  GUIDE allows  you to
  1488.      choose between  dropping the entire  category (including all  the grades
  1489.      entered into that category) or dropping just the grades entered into the
  1490.      category (leaving  the category definition intact).  You can also choose
  1491.      not to  drop any information.   If you  establish a category  to contain
  1492.      LETTER grades and you should have used NUMBER grades, then the  only way
  1493.      for you  to rectify the situation is to drop the category using OPTION F
  1494.      and then reestablish it using OPTION C.
  1495.  
  1496.      OPTION G -- Displaying, Printing, or Changing Students' Names
  1497.  
  1498.           This  option allows you  to have  your students' names  and aliases
  1499.      listed.  If you choose to list  names on the screen, students' names are
  1500.      listed alphabetically, 40  at a time.   Each time the screen  fills with
  1501.      names, you can choose to enter CHANGE MODE by typing  a C.  Then you can
  1502.      use the cursor control keys to move to any name on the screen and change
  1503.      the name.   Recall that the carriage return, <CR>, or escape key, <Esc>,
  1504.      is  used to get out of CHANGE MODE.   If you do change a name, then when
  1505.      you escape from  change mode, GRADE GUIDE begins listing the names again
  1506.      from the  beginning of the alphabet so you can view any changes you have
  1507.      made in the order of  the names.  If you  have more than 40 students  in
  1508.      your class, you can either press <Space> to continue  listing more names
  1509.      or press Q to quit listing the names.
  1510.  
  1511.           If you list names  and aliases, then both  the students' names  and
  1512.      aliases appear on  the screen.  If  you enter CHANGE MODE,  then you can
  1513.      change both names and  aliases.  In this way CHANGE MODE  can be used to
  1514.  
  1515.  
  1516.  
  1517.                                       Page 23
  1518.  
  1519.  
  1520.  
  1521.  
  1522.  
  1523.      enter  aliases  for students  even  if no  aliases  had been  previously
  1524.      entered for any student.
  1525.  
  1526.           You may also list  names on the printer (or to  the GRADEOUT file.)
  1527.      The option  to list  aliases on  the printer  appears only  if you  have
  1528.      established aliases for at least some of your students.  You  can choose
  1529.      to have the names or aliases listed in one of three ways.
  1530.  
  1531.                            Like This  (no horizontal lines)
  1532.  
  1533.      1. Able
  1534.      2. Baker
  1535.  
  1536.                            Or Like This (horizontal lines)
  1537.  
  1538.      1. Able________________________________________________________
  1539.      2. Baker_______________________________________________________
  1540.  
  1541.  
  1542.                  Or Like This (horizontal lines and vertical lines)
  1543.  
  1544.      1. Able___|_____|_____|_____|_____|_____|_____|_____|_____|_____|_____|
  1545.      2. Baker__|_____|_____|_____|_____|_____|_____|_____|_____|_____|_____|
  1546.  
  1547.  
  1548.      The latter  two methods produce lists which are convenient for recording
  1549.      grades by hand before they are entered into a class file.
  1550.  
  1551.           If you are printing names, you may stop the printer by entering the
  1552.      <Ctrl-Break> or <Ctrl-C> key once.   Rather than stopping the  program's
  1553.      execution, the  program will  pause, and you  will be  able to  continue
  1554.      printing by  pressing <Space> or stop printing by pressing the letter Q.
  1555.      This is helpful if you want to stop the list before the end.
  1556.  
  1557.      OPTION H -- Displaying, Printing, or Changing Students' Grades & Notes
  1558.  
  1559.           Choose this option when you want to view or print the grades of one
  1560.      or more of your students, when you need to change one or more grades, or
  1561.      when you  want to  enter, view, or  change student  NOTES.   GRADE GUIDE
  1562.      displays a menu  of choices allowing you  to list grades on  the screen,
  1563.      print grades  on the printer, or quit and return  to the MAIN MENU.  You
  1564.      can choose to have the grades listed using your students' names or their
  1565.      aliases.  NOTE! if you have not  given aliases to your students, you may
  1566.      still choose  to list  their grades  using aliases.   This causes  GRADE
  1567.      GUIDE to show a blank where the students' names normally appear.
  1568.  
  1569.           After selecting an option to view or print grades, GRADE GUIDE asks
  1570.      you for  the NAME of  the first student  whose grades  you wish to  see.
  1571.      (NOTE!  you must enter the NAME  of the student even  if you selected to
  1572.      list students  by ALIAS.)  If  you respond with a <CR>  only, then GRADE
  1573.      GUIDE lists the grades of all the students in the class.
  1574.  
  1575.      Listing grades
  1576.  
  1577.           When GRADE  GUIDE  lists grades,  it gives  the  student's name  or
  1578.      alias, a list  of each category into which grades have been entered, and
  1579.      a list of  all the grades the  student has earned in each  category.  In
  1580.      addition, it gives a  total and an average grade based  on the student's
  1581.  
  1582.  
  1583.                                       Page 24
  1584.  
  1585.  
  1586.  
  1587.  
  1588.  
  1589.      performance in each category.  For all categories, it gives a sum of all
  1590.      the  grades multiplied by  their grade  weights (which you  have entered
  1591.      when entering  the grades  in OPTION B)  and a  percentage based  on the
  1592.      maximum possible scores (which you have also entered.)  In addition, for
  1593.      letter grades, it  lists a grade point average (on the 4.0 grade scale).
  1594.      (NOTE! the  number of decimal  places that  GRADE GUIDE uses  to display
  1595.      totals and averages can be changed.   See the section of this documenta-
  1596.      tion entitled CHANGING DEFAULT SETTINGS for details.)
  1597.  
  1598.           GRADE GUIDE  also gives  a GRAND  TOTAL and a  GRAND AVERAGE  score
  1599.      which  is a percentage based on the  percentages the student obtained in
  1600.      each category  and  the percentage  weights you  have  assigned to  each
  1601.      category.   (NOTE! the  method that  GRADE GUIDE  uses to  calculate the
  1602.      GRAND AVERAGE  can be changed to  suit your needs.   See the  section of
  1603.      this documentation entitled CHANGING DEFAULT SETTINGS for details.)
  1604.  
  1605.           There are two  different ways in which GRADE GUIDE  can handle NONE
  1606.      grades.  It can assign  them a value of zero, or it can treat them as if
  1607.      that grade had never been assigned.  For example, if the student "Smith,
  1608.      John" has been assigned quiz scores of
  1609.  
  1610.                 QUIZ #     SCORE     MAXIMUM POSSIBLE     WEIGHT
  1611.                 ------     -----     ----------------     ------
  1612.                    1        10              20             1.000
  1613.                    2        10              20             2.000
  1614.                    3       NONE             30             1.000
  1615.                    4        15              30             1.000
  1616.  
  1617.      then, if NONE grades are assigned  the value zero, the quiz total  would
  1618.      be
  1619.                10 * 1.000 + 10 * 2.000 + 0 * 1.000 + 15 * 1.000 = 45
  1620.  
  1621.      and the total possible would be
  1622.  
  1623.                20 * 1.000 + 20 * 2.000 + 30 * 1.000 + 30 * 1.000 = 120
  1624.  
  1625.      giving "Smith, John" a quiz percentage of  45 / 120  =  37.50 %.
  1626.  
  1627.      On the other hand, if NONE grades are ignored, the total would be
  1628.  
  1629.                10 * 1.000 + 10 * 2.000 + 15 * 1.000 = 45
  1630.  
  1631.      and the total possible would be
  1632.  
  1633.                20 * 1.000 + 20 * 2.000 + 30 * 1.000 = 90
  1634.  
  1635.      giving "Smith, John" a quiz percentage of 45 / 90  =  50.00 %.
  1636.  
  1637.      Before listing any grades,  GRADE GUIDE asks you which way  you want the
  1638.      grades evaluated by saying 
  1639.  
  1640.              Do you want NONE grades given the value of ZERO (Y/N) ? 
  1641.  
  1642.      to  which you can  respond with a  Y or  N.  If  you have any  grades in
  1643.      LABELED categories, GRADE GUIDE will ask you  if you want to list grades
  1644.      with labels.  Listing the grades  with labels takes much more room  than
  1645.      printing them  without labels.   (NOTE!  by setting  defaults using  the
  1646.      DEFAULT MENU, you can avoid the need to answer these questions.  See the
  1647.  
  1648.  
  1649.                                       Page 25
  1650.  
  1651.  
  1652.  
  1653.  
  1654.  
  1655.      section in  this documentation  entitled CHANGING  DEFAULT SETTINGS  for
  1656.      details.)  
  1657.  
  1658.           GRADE  GUIDE  calculates  the GRAND  AVERAGE  for  each student  by
  1659.      weighting the  percentages  the student  gets in  each  category by  the
  1660.      category percentages (which GRADE GUIDE adjusts if they do not add up to
  1661.      100%.)  If a  category has no grades in it, then  there is a question as
  1662.      to how the  GRAND AVERAGE should be calculated.  GRADE  GUIDE acts as if
  1663.      that category  did not exist.  When it  calculates the GRAND AVERAGE, it
  1664.      adjusts the  other category percentages so  that the percentages  of the
  1665.      categories which do have grades  add up to 100%.  (NOTE! you  can change
  1666.      GRADE GUIDE so that it  treats an empty category as if it  had grades in
  1667.      it and either  all the grades were zero  or all the grades  were perfect
  1668.      scores.  See the section in this documentation entitled CHANGING DEFAULT
  1669.      SETTINGS for details.)
  1670.  
  1671.           There  is a  wide variety  of ways  that GRADE  GUIDE could  handle
  1672.      LETTER grades.   The way GRADE GUIDE  treats LETTER grades is  to assume
  1673.      that each assignment which receives a LETTER  grade is worth 4 points as
  1674.      in the standard 4.0 point scale for letter grades.  If you want a LETTER
  1675.      grade to  be worth more (or less)  than four points, you can  do that by
  1676.      adjusting  the  weight  of  the grade  accordingly.    When  GRADE GUIDE
  1677.      calculates   averages  with  LETTER   grades,  it  simply   assigns  the
  1678.      corresponding grade point values to each grade and  divides by the total
  1679.      number of points possible.  For example,  if a student received 3 LETTER
  1680.      grades of A, B, and C, that student would be given 4 points for the A, 3
  1681.      points for  the B, and 2 points for the C.  This yields a total of 4 + 3
  1682.      + 2 = 9 grade  points.  Since the total number of points possible is 4 +
  1683.      4 + 4 = 12, the student's average would be 
  1684.  
  1685.           (4 + 3 + 2) / (4 + 4 + 4)  =  9 / 12  =  0.75  = 75.000 %.
  1686.  
  1687.      Since the GRADE POINT AVERAGE (GPA) for this student is 9 / 3 = 3.0, the
  1688.      student has a B average.  Most instructors do not associate 75% with a B
  1689.      average.   The problem  is that teachers use  many different methods for
  1690.      calculating letter grades from percentages.  No matter what method GRADE
  1691.      GUIDE chose to  use to  display averages  of LETTER grades,  only a  few
  1692.      instructors  would be happy  with that  method.  Therefore,  GRADE GUIDE
  1693.      allows you to  set the percentages that you want  associated with LETTER
  1694.      grades.  If you plan to use LETTER grades, you should see the section of
  1695.      this documentation entitled CHANGING  DEFAULT SETTINGS for  instructions
  1696.      about how to get GRADE GUIDE to handle LETTER grades properly for you.
  1697.  
  1698.           If grades are  being listed on the  screen and there is  not enough
  1699.      room to display all the grades on one screen, then GRADE GUIDE lists the
  1700.      grades using several  categories at a  time.  It  waits until you  press
  1701.      <Space> before  it continues.   When grades are  on the screen,  you may
  1702.      press the  letter C and enter CHANGE MODE.   Then you may use the cursor
  1703.      control keys to  move the cursor which  becomes visible to any  grade on
  1704.      the screen.   You may  change any  grade and when  you do,  the category
  1705.      totals and  averages and the GRAND AVERAGE are automatically updated for
  1706.      you.  <CR> or <Esc> is used to exit from change mode.  
  1707.  
  1708.           If  you are viewing  a list of  all the students'  grades, then you
  1709.      will see one student's grades on the screen at a time.  You can move  to
  1710.      the  next student  by  pressing <Space>,  or you  can  avoid seeing  the
  1711.      remainder of the list by pressing the letter Q.
  1712.  
  1713.  
  1714.  
  1715.                                       Page 26
  1716.  
  1717.  
  1718.  
  1719.  
  1720.  
  1721.      Entering, viewing, and changing NOTES
  1722.  
  1723.           Student  NOTES  are designed  to  allow you  to  enter comments  or
  1724.      customized grades into a student's record.  For each student GRADE GUIDE
  1725.      allows  you to enter up to 20 lines of  NOTES numbered 1 to 20.  In each
  1726.      of  these lines you may  type any text  information that you  want.  You
  1727.      might choose to enter reminders to yourself about each student, lists of
  1728.      dates  that each  student missed  class, information  about a  student's
  1729.      illness, the  student's address, the student's parents' names, or even a
  1730.      customized  grade not  available  in  GRADE  GUIDE like  "WITHDRAWN'  or
  1731.      "INCOMPLETE".   These notes can be  viewed on the screen or  sent to the
  1732.      printer while using  MAIN MENU OPTION H.   The NOTES can  also be listed
  1733.      along with student's grades using MAIN MENU OPTIONS L and M.  Since MAIN
  1734.      MENU  OPTION  L  will  allow  you  to  sort  students  according to  the
  1735.      information you have stored in  one of the NOTES,  you can use NOTES  to
  1736.      separate students into classes or types.
  1737.  
  1738.           Whenever  you are viewing  a student's  grades on the  screen using
  1739.      MAIN MENU OPTION  H, a message at  the bottom of the screen  reminds you
  1740.      that you can see that student's NOTES by pressing the N key.  Pressing N
  1741.      will cause GRADE GUIDE to display a screen full of NOTES.  The student's
  1742.      name and  GRAND AVERAGE appear on the top  line of the NOTES screen, the
  1743.      word  NOTES appears on the second  line, and then 20  lines of NOTES are
  1744.      displayed for that student.  Pressing <Space> will  cause GRADE GUIDE to
  1745.      return to displaying the student's grades.
  1746.  
  1747.           If you  enter a C while the NOTES  are being displayed, GRADE GUIDE
  1748.      puts you into CHANGE MODE, and you can enter,  change, delete, or add to
  1749.      any of the NOTES.   The cursor control keys can be used to move from one
  1750.      NOTE  to another while the <F9>  and <F10> keys can  be used to move the
  1751.      cursor within a NOTE.   You are free to enter any  desired text into the
  1752.      NOTES.  Each line of the NOTES can contain up to 75 characters.  You may
  1753.      use all 20  lines of NOTES or only a few lines.   You do not have to use
  1754.      the lines in  order.  For example, you may enter  information on line 10
  1755.      of the NOTES before you have  entered any information on the first  nine
  1756.      lines.
  1757.  
  1758.           It may be convenient  for you to use each of the  20 lines of NOTES
  1759.      in  the same way for each of your  students.  This is helpful when using
  1760.      the roster listing or the letter writing  feature of GRADE GUIDE.  There
  1761.      you  are allowed to  choose a particular  line of the NOTES  to list for
  1762.      each student.  So, for example, if you use line  8 in the NOTES for each
  1763.      student for  a comment  about the  student's midterm  project, then  you
  1764.      could  include that  NOTE  8 comment  in  a roster  listing  of all  the
  1765.      students (MAIN  MENU OPTION L)  or a  customized letter to  each student
  1766.      (MAIN MENU OPTION M.)  
  1767.  
  1768.           When NOTES are listed on the printer, you specify that only some of
  1769.      the notes  should be  printed.   GRADE GUIDE  lets you  tell which  NOTE
  1770.      number should be  the first NOTE printed,  and which should be  the last
  1771.      NOTE printed.  Therefore, if you want to keep some sensitive information
  1772.      about each student such as what the student looks like or what  the next
  1773.      assignment for  that student  should be,  it is  best to  keep all  such
  1774.      sensitive information  on either very low numbered NOTES like NOTES 1 to
  1775.      5 or on very  high numbered NOTES like NOTES 15 to  20.  Then when NOTES
  1776.      are printed, you  can avoid having those notes listed.  Also, when NOTES
  1777.      are listed on  the printer, GRADE GUIDE  does not print NOTES  which are
  1778.      blank.  So, for example, if you have entered information into NOTE 3 and
  1779.  
  1780.  
  1781.                                       Page 27
  1782.  
  1783.  
  1784.  
  1785.  
  1786.  
  1787.      NOTE 8 but for  no other NOTE, only two lines of  NOTES will be printed.
  1788.      If you want blank lines  printed for NOTES 4, 5, 6, and 7, you can enter
  1789.      NOTES consisting of a single space for those NOTES.
  1790.  
  1791.           <CR> or <Esc> allows you to exit form CHANGE MODE.
  1792.  
  1793.      Printing grade lists
  1794.  
  1795.           If you  choose to list grades on the  printer, GRADE GUIDE will ask
  1796.      you if  you want NOTES printed  as well as  GRADES.  (NOTE!   by setting
  1797.      defaults using the DEFAULT MENU, you  can avoid the need to answer  this
  1798.      question.   See  the  section in  this  documentation entitled  CHANGING
  1799.      DEFAULT  SETTINGS for details.)   If  you do  want NOTES  printed, GRADE
  1800.      GUIDE will  ask you to enter the number of the first and last NOTES that
  1801.      you want printed.  If you  do not enter a number for the first  NOTE and
  1802.      simply press <Space>,  <CR>, or <Esc>, then GRADE GUIDE will assume that
  1803.      you want to begin with  NOTE 1.  Similarly, if  you do not enter a  last
  1804.      NOTE number, GRADE GUIDE will assume that you want to end  with NOTE 20.
  1805.      GRADE  GUIDE  only allows  you  to print  one  sequence of  NOTES.   For
  1806.      example, you cannot ask for  GRADE GUIDE to print NOTES 5  through 9 and
  1807.      NOTES 14 through 16.  MAIN  MENU OPTIONS L and M do allow you  to choose
  1808.      exactly which NOTES GRADE GUIDE should print.
  1809.       
  1810.           While you  are  listing grades  on the  printer, you  may stop  the
  1811.      printer by entering the <Ctrl-Break> or <Ctrl-C> key once.   Rather than
  1812.      stopping the program's execution, the  program will pause, and you  will
  1813.      be able  to continue  printing by pressing  <Space> or stop  printing by
  1814.      pressing  the letter Q.   This is helpful  if you want  to stop the list
  1815.      before  the end.  If you had elected to  see a list of all the students'
  1816.      grades, the  printer will  print each  student's grades,  one after  the
  1817.      other.  If you had elected to begin the list with  a particular student,
  1818.      then after printing each student's  grades, GRADE GUIDE will ask  you if
  1819.      you want to continue with the next student.
  1820.  
  1821.           Note that if you do not like the format that GRADE GUIDE has chosen
  1822.      to list grades, you can design your own formats using the roster listing
  1823.      facility of MAIN  MENU OPTION L or  the letter writing facility  of MAIN
  1824.      MENU OPTION M.
  1825.  
  1826.      OPTION I -- Displaying, Printing, or Changing Limits, Weights or Labels
  1827.  
  1828.           With this option you may list or change any of the maximum possible
  1829.      grades,  grade  weights,  or  grade  labels  that  you  have  previously
  1830.      established.  After selecting this  option, GRADE GUIDE displays a  list
  1831.      of all  the grade categories that  you have established for  this class.
  1832.      You may choose any  category whose grade limits and weights  you wish to
  1833.      list.
  1834.  
  1835.           After you select a category, GRADE GUIDE displays the grade weights
  1836.      that you have  established for that category.  The weights are listed in
  1837.      rows of  five grades each.   You may enter  CHANGE MODE by  pressing the
  1838.      letter  C which allows  you to change  any of the  weights that you see.
  1839.      See the  section of this  documentation about MAIN  MENU OPTION H  for a
  1840.      discussion  concerning the  use of grade  weights.  Recall  that <CR> or
  1841.      <Esc> is used  to get out  of CHANGE MODE.   Pressing P  or F sends  the
  1842.      displayed information to the printer or the GRADEOUT file, respectively.
  1843.      After this action, continue the program by pressing  <Space>.  A maximum
  1844.      of 100 weights are displayed on the screen at any one time.  If there is
  1845.  
  1846.  
  1847.                                       Page 28
  1848.  
  1849.  
  1850.  
  1851.  
  1852.  
  1853.      not enough room to  list all the weights on one screen, GRADE GUIDE will
  1854.      display  a second  screen of weights  when you  are done looking  at the
  1855.      first screen.  When viewing the second part of the listing you can enter
  1856.      CHANGE MODE or print just as you can with the first part.
  1857.  
  1858.           If  the category you  have selected  is for storing  number grades,
  1859.      GRADE GUIDE  then  lists the  maximum possible  scores  for each  grade.
  1860.      Again, you may enter CHANGE MODE,  print, or continue by pressing C,  P,
  1861.      or <Space>, respectively.  Recall  that <CR> or <Esc> is used to get out
  1862.      of CHANGE  MODE.  If there  is not enough  room to list all  the maximum
  1863.      possible scores on one  screen, GRADE GUIDE will display a second screen
  1864.      of  maximum possible  scores  when you  are done  looking  at the  first
  1865.      screen.  
  1866.  
  1867.           If the category you have selected is for storing number grades with
  1868.      cutoffs, then  GRADE GUIDE  displays the  grade cutoffs  which you  have
  1869.      established.  It  begins with the A  cutoffs and continues to  the B, C,
  1870.      and  D cutoffs.  Each set of cutoffs  is displayed on a separate screen,
  1871.      and  with  each set  you  may choose  to  enter CHANGE  MODE,  print, or
  1872.      continue with a C, P, or <Space>, respectively.   If there is not enough
  1873.      room to list  all the cutoffs on one screen, GRADE  GUIDE will display a
  1874.      second screen of cutoffs when you are  done looking at the first screen.
  1875.  
  1876.  
  1877.           If the category you have selected is a LABELED category, then GRADE
  1878.      GUIDE displays the grade labels, three per row.  If there is  not enough
  1879.      room to list all  the labels on one  screen, GRADE GUIDE will display  a
  1880.      second screen of labels  when you are done looking at  the first screen.
  1881.      As with  the other displays,  with each screen  you may choose  to enter
  1882.      CHANGE MODE, print, or continue with a C, P, or <Space>, respectively.
  1883.  
  1884.           After  viewing one  full  category of  information, you  may choose
  1885.      another category or select OPTION Q to quit and return to the MAIN MENU.
  1886.  
  1887.      OPTION J -- Displaying, Printing, or Changing Category Information
  1888.  
  1889.           Selecting  this  option  causes  GRADE  GUIDE  to  display  all the
  1890.      category information  you  have established  for the  class.   For  each
  1891.      category the  category names,  the type  of grades  (NUMBER, LETTER,  or
  1892.      NUMBER WITH CUTOFF), the  percentage of the total grade, and  whether or
  1893.      not the category is LABELED are displayed.  You may enter CHANGE MODE by
  1894.      pressing  C.   This allows  you  to change  the category  names  and the
  1895.      category percentages but does not allow you to change the category grade
  1896.      type.  (The only way to change the grade type  is to delete the category
  1897.      using MAIN MENU OPTION F and then reinsert the category using  MAIN MENU
  1898.      OPTION C.)  Recall that <CR> or <Esc> is used to get out of CHANGE MODE.
  1899.      Pressing P or  F sends the displayed  information to the printer  or the
  1900.      GRADEOUT file, respectively.  Pressing  Q quits this option and  returns
  1901.      you to the MAIN MENU.
  1902.  
  1903.      OPTION K -- Displaying or Printing Class Statistics
  1904.  
  1905.           This is  a very  powerful option  which displays  several kinds  of
  1906.      reports about grades for your class.  You may choose to display a report
  1907.      concerning one particular  grade (for example,  EXAM 3), one  particular
  1908.      category (for example, QUIZ totals or  averages), or the GRAND TOTALS or
  1909.      GRAND AVERAGES.  
  1910.  
  1911.  
  1912.  
  1913.                                       Page 29
  1914.  
  1915.  
  1916.  
  1917.  
  1918.  
  1919.           Each report has GRADE GUIDE  calculate one value for each  student.
  1920.      In the case of one grade,  GRADE GUIDE takes either that grade  for each
  1921.      student or a  percentage for that  grade based on  the maximum  possible
  1922.      score for that  grade.  In the  case of one category,  GRADE GUIDE takes
  1923.      either the total  or the percentage that  each student obtained  in that
  1924.      category.  In  the case of the GRAND TOTAL or GRAND AVERAGE, GRADE GUIDE
  1925.      calculates the GRAND TOTAL  or GRAND AVERAGE for each student.   In each
  1926.      case GRADE GUIDE asks:
  1927.  
  1928.                Do you want grade TOTALS rather than AVERAGES (Y/N) ?
  1929.  
  1930.      (NOTE! this  question can be answered instead on  the DEFAULT MENU.  See
  1931.      the section in this documentation entitled CHANGING DEFAULT SETTINGS for
  1932.      details.)
  1933.  
  1934.           GRADE GUIDE next displays a report giving the number of students in
  1935.      the class, the maximum and minimum  values obtained by the students, the
  1936.      mean  and  median scores  obtained  by the  students,  and the  standard
  1937.      deviation of the  scores.  GRADE GUIDE  then displays a list of  all the
  1938.      scores obtained listed in increasing order.  This list also includes the
  1939.      Z-Score for  each score obtained.   The Z-Score tells  how many standard
  1940.      deviations the score  is from  the mean score.   The statistical  report
  1941.      ends  with   a  histogram  showing   graphically  how  the   scores  are
  1942.      distributed.   (NOTE! you  can have GRADE GUIDE  suppress the listing of
  1943.      grades and Z-Scores or  the histogram if you wish.   You can also change
  1944.      the character  used to display  the histogram on  the printer.   See the
  1945.      section of  this documentation  entitled CHANGING  DEFAULT SETTINGS  for
  1946.      details.)  
  1947.  
  1948.           As  in OPTION H you are  able to choose to  have the report sent to
  1949.      the printer if  you have  a printer  attached to your  computer.   Also,
  1950.      GRADE GUIDE  asks you  to choose  whether or  not you  want NONE  grades
  1951.      treated as zeros.
  1952.  
  1953.           When the report has been  completed, you have the option to  select
  1954.      another report or press Q to return to the MAIN MENU.
  1955.  
  1956.      OPTION L -- Writing Reports in Roster Format
  1957.  
  1958.           With this option  you can print  a report  in a traditional  roster
  1959.      format  with one student's information appearing  on each line.  You can
  1960.      select just  which information  you want to  appear on  each line.   For
  1961.      example, you could print a report where each line gave a student's name,
  1962.      the  student's QUIZ  1, QUIZ 2,  and QUIZ  3 scores, the  student's QUIZ
  1963.      TOTAL,  the student's GRAND  TOTAL, and the  student's NOTE 3.   You are
  1964.      only limited by the  width of the printer  you are using.   In addition,
  1965.      you can have the lines of the roster sorted so that students are  listed
  1966.      in order of their names, in order of one of their NOTES, in order of one
  1967.      of their  grades  (that is,  students with  better  grades would  appear
  1968.      first), or even in order of a total or average grade.
  1969.  
  1970.           When you choose OPTION  L, GRADE GUIDE shows you a  screen with two
  1971.      sides to it.   The left side says "ENTRIES YOU HAVE CHOSEN".  Here GRADE
  1972.      GUIDE lists the types of information that you have selected to  print on
  1973.      your  roster report.  On  the right side of the  screen it says "ENTRIES
  1974.      YOU MAY CHOOSE FROM".  Here GRADE GUIDE gives you a menu of the types of
  1975.      information you can choose to put into your report.
  1976.  
  1977.  
  1978.  
  1979.                                       Page 30
  1980.  
  1981.  
  1982.  
  1983.  
  1984.  
  1985.           The menu of choices  begins with a list of the  categories that you
  1986.      have established for your class.  Then it lists the choices NOTE,
  1987.      GRAND TOTAL | AVERAGE, NAME, ALIAS, LINE NUMBER, and DELETE  LAST ENTRY.
  1988.      You may choose any  of these menu choices in the order that you want the
  1989.      information  to appear  on your report.   For  example, if you  want the
  1990.      first column  of your report  to list  the students' names,  then select
  1991.      NAME.  If you want it to be a line number, then select LINE NUMBER.  
  1992.  
  1993.           If  you want to select  a grade to be  listed, then choose the menu
  1994.      choice for the category  to which that grade belongs.   GRADE GUIDE asks
  1995.      you to enter  the number of the  grade that you want.   If you  select a
  1996.      category but just  enter a <CR> when  you are asked for  a grade number,
  1997.      then  GRADE GUIDE assumes  that you want the  category TOTAL or category
  1998.      AVERAGE.  It asks you whether you want the TOTAL or the AVERAGE.
  1999.  
  2000.           When  you are  making your  selections, GRADE  GUIDE  displays your
  2001.      selections for  you in the table  at the left  side of the screen.   The
  2002.      first column in  the table  is labeled  "Entry Number"  and numbers  the
  2003.      table  entries.  The table  entries are numbered  from 1 to  15 when you
  2004.      begin making your selections.  If you make more than 15 selections, then
  2005.      the screen scrolls  so that you can see the last  15 of your selections.
  2006.      In that  case, you will be  able to use  the up and down  cursor control
  2007.      keys to make your list scroll up and down.
  2008.  
  2009.           The second column in the table is labeled "Tab Column".  This tells
  2010.      you the  tab  position on  the printed  line where  your  entry will  be
  2011.      located.  GRADE GUIDE automatically arranges for there to be two columns
  2012.      of blanks between each entry on  the printed line.  The table  shows the
  2013.      tab position for the next entry that you select.  If you would like more
  2014.      than two  blanks between  two of  your entries,  you can  add blanks  by
  2015.      pressing the right  cursor control key.   You can  take away the  blanks
  2016.      that you added by pressing the left cursor control key.
  2017.  
  2018.           Each time that you select MAIN MENU  OPTION L, GRADE GUIDE looks at
  2019.      your class and  decides how long the  longest student name is,  how long
  2020.      the longest  student alias is,  how long the  longest of each of  the 20
  2021.      NOTES are, and how large each of the grade totals  could be.  While this
  2022.      is being  done, GRADE GUIDE flashes the message "Initializing the Roster
  2023.      Format", although for  small classes, this may take less  than a second.
  2024.      In this way GRADE  GUIDE knows how many  columns it will take for  NAME,
  2025.      ALIAS, and TOTAL entries to print.  
  2026.  
  2027.           If you make  a mistake while selecting  entries, or if you  need to
  2028.      make a change, then select the  DELETE LAST ENTRY choice from the  menu.
  2029.      This removes  the last  entry that  you made.   By  repeatedly selecting
  2030.      DELETE LAST ENTRY, you can remove as many entries as you want.
  2031.  
  2032.           If  you have  used the  roster listing for  the same  class before,
  2033.      GRADE GUIDE  remembers what the previous  roster format looked  like and
  2034.      displays it for you.  If you want a new roster, just DELETE LAST ENTRY a
  2035.      few times until  the roster entries that  you no longer want  disappear.
  2036.      It is possible that the roster listing that GRADE GUIDE displays for you
  2037.      is  not exactly  like the  one that  you last  used because some  of the
  2038.      columns may have expanded between the last time you used the  roster and
  2039.      this time.  For  example, perhaps last time you used  the roster listing
  2040.      you  listed NOTE  2 for  each  student, and  the  longest NOTE  2 was  5
  2041.      characters long.  Now the longest NOTE 2 might be 10 characters long, so
  2042.      the columns of the roster had to be shifted to allow for the longer NOTE
  2043.  
  2044.  
  2045.                                       Page 31
  2046.  
  2047.  
  2048.  
  2049.  
  2050.  
  2051.      2.  Also, some  roster entries may have changed if you have deleted some
  2052.      grades or categories using MAIN MENU OPTIONS E or F.
  2053.  
  2054.           When you  are done making entries, press the carriage return, <CR>.
  2055.      If you have selected more than one entry, GRADE GUIDE asks  you to enter
  2056.      the number of the entry that  you want to use to sort your output.   For
  2057.      example,  suppose that  you have  made selections  giving  the following
  2058.      table:
  2059.  
  2060.                     1          1        LINE NUMBER
  2061.                     2          5        NAME
  2062.                     3         27        EXAM 1
  2063.                     4         35        EXAM 2
  2064.                     5         43        EXAM 3
  2065.                     6         55        EXAM TOTAL
  2066.  
  2067.      If you  tell GRADE GUIDE to  sort by entry  number 2, then the  lines of
  2068.      your roster report will appear alphabetically by students' NAME.  If you
  2069.      tell  GRADE GUIDE to sort  by entry 6,  the lines of  your roster report
  2070.      will appear  in the order  of your students'  EXAM TOTALS.   GRADE GUIDE
  2071.      asks you  whether or not you want the  lines in decreasing or increasing
  2072.      order of these EXAM TOTALS.  If  you do not select a proper entry number
  2073.      or just press <CR> when selecting an entry to be  used for sorting, then
  2074.      GRADE GUIDE  assumes that  you want to  sort by  students' names.   When
  2075.      GRADE GUIDE sorts  your roster by  a NOTE field, it  can use one  of two
  2076.      different methods.   The first sorting method  is fairly fast.   If your
  2077.      class  size is large,  and your computer  is low on  memory space, GRADE
  2078.      GUIDE  chooses to  use a  second sorting  method.   This second  sorting
  2079.      method  is much slower than the first.  For example, if your computer is
  2080.      low on memory, and you sort by a NOTE field for a class of 300 students,
  2081.      you may have to  wait several minutes for your computer  to complete the
  2082.      sort.  If you  cannot wait for the sort to complete, you can always exit
  2083.      from GRADE GUIDE by pressing <Ctrl-Break>.
  2084.  
  2085.           When you  have completed  making your  selections for  your roster,
  2086.      GRADE  GUIDE allows  you to choose  between showing  your roster  on the
  2087.      screen, printing  your  roster (or  writing it  on  the GRADEOUT  FILE),
  2088.      changing the entries  that you have made,  or quitting and  returning to
  2089.      the  MAIN MENU.   GRADE GUIDE labels  the entries of  your roster report
  2090.      with numbers.  Each column of the roster report has a number at the top.
  2091.      If you list  the roster on the printer,  there will be a  key printed at
  2092.      the bottom of the report stating what each column entry represents.
  2093.  
  2094.           If you  list numbers  in a  column of  your roster (number  grades,
  2095.      totals, or averages), GRADE GUIDE prints five lines of statistics at the
  2096.      bottom  of the column.   The statistics give  the maximum possible value
  2097.      for the numbers  in the column, the  maximum value that was  listed, the
  2098.      minimum value that was  listed, and the mean and  the standard deviation
  2099.      of  the  numbers  listed.   GRADE  GUIDE  does  its  best  to fit  those
  2100.      statistics into the space allotted for  that column.  If you think  that
  2101.      the statistics are too cramped, you can allot more space for that column
  2102.      by adjusting the tab positions for that  column.  GRADE GUIDE will label
  2103.      the five statistics  lines using a column  of the roster which  does not
  2104.      contain numbers.  It will use the NAME field if it is present, the ALIAS
  2105.      field if the NAME field is not present, and a NOTE field if the NAME and
  2106.      ALIAS fields are  not present.  (NOTE! you can have GRADE GUIDE suppress
  2107.      the  listing of  these five lines  of statistics  if you wish.   See the
  2108.  
  2109.  
  2110.  
  2111.                                       Page 32
  2112.  
  2113.  
  2114.  
  2115.  
  2116.  
  2117.      section of  this documentation  entitled CHANGING  DEFAULT SETTINGS  for
  2118.      details.)  
  2119.  
  2120.           You may make as  many lists of your roster as  you like while using
  2121.      the roster entries that you have chosen.  Then if you wish to change the
  2122.      roster so that  it contains different entries or so that it is sorted by
  2123.      a different entry,  you may  change the  roster entries.   You can  then
  2124.      delete entries, add  entries, and change the number of the entry that is
  2125.      used for sorting.
  2126.  
  2127.           By default,  GRADE GUIDE  assumes that  you never  want to write  a
  2128.      report that  is wider  than the standard  80 column  printer.   For this
  2129.      reason, GRADE GUIDE stops you  from selecting entries which would  print
  2130.      beyond  this 80  column limit.   NOTE!  if you  have a printer  that can
  2131.      handle more than an 80 column line, GRADE GUIDE will let you change this
  2132.      80 column  default.   See  the section  in  this documentation  entitled
  2133.      CHANGING DEFAULT  SETTINGS for details.   If you  set up GRADE  GUIDE so
  2134.      that it will let you write a 120 column line, for example, it still only
  2135.      lists the first 80 columns of  your roster when you list your roster  on
  2136.      the screen.
  2137.  
  2138.      OPTION M -- Writing Letters
  2139.  
  2140.           This  option allows you  to write one  or more letters  in a manner
  2141.      similar to the mail merge options available on many word processors.  To
  2142.      use this option,  you must have first created  a LETTER file which  is a
  2143.      DOS text file  containing a form letter.   This form letter  may contain
  2144.      special codes  which instruct GRADE GUIDE to  insert special information
  2145.      into the letter in place of  the special codes.  This information  could
  2146.      include  the date,  a student's  name,  a grade,  a list  of  grades, an
  2147.      average, or other information which you may  want to include in a letter
  2148.      about a student.   You can use  any word processor or text  editor which
  2149.      allows you to create  a standard DOS text  file (that is, a file  with a
  2150.      carriage return symbol at  the end of each line and  no special embedded
  2151.      word  processor command symbols.)   You must  give the  LETTER files you
  2152.      create the file extension "LTR".  The LETTER files must be stored in the
  2153.      same  directory as the class  file containing the  students for whom you
  2154.      want to  write the  letters.   You may  create as  many as  12 different
  2155.      LETTER files  at one time.  GRADE GUIDE allows  you to select the LETTER
  2156.      file you want to use.   You may, for example, want to  have several form
  2157.      letters  prepared: one  for  exceptionally good  students, one  for good
  2158.      students, one  for average  students, and perhaps  several for  students
  2159.      with various problems.
  2160.  
  2161.           Note that this  letter writing facility can also be  used to tailor
  2162.      your own  grade report  format if  you do  not like  the format  already
  2163.      supplied by GRADE GUIDE in MAIN MENU OPTIONS H or L.
  2164.  
  2165.           When you select  OPTION M, GRADE GUIDE  displays a menu  with seven
  2166.      choices.   Choices A and  B allow  you to see  letters displayed  on the
  2167.      screen with an  option to send the  letters to the printer  (or GRADEOUT
  2168.      file.)  Choices  C, D, E,  and F write  the letters on  the printer  (or
  2169.      GRADEOUT file) without first allowing you to preview the letters on  the
  2170.      screen.  With choices C and  D, GRADE GUIDE lets you choose  a different
  2171.      form  letter for each student.  With choices E and F, GRADE GUIDE writes
  2172.      a letter  to each student using the same form letter.  With any of these
  2173.      choices, while  a letter  is being  printed, it  is also  echoed to  the
  2174.      screen so that you can easily follow what is being printed.
  2175.  
  2176.  
  2177.                                       Page 33
  2178.  
  2179.  
  2180.  
  2181.  
  2182.  
  2183.  
  2184.           If you select any of the choices except Q to quit, GRADE GUIDE will
  2185.      ask you for the name of  the first student for whom you wish to  write a
  2186.      letter.  If you enter a blank name, then GRADE GUIDE will begin with the
  2187.      first student in the class.   Choices A, C, and E will allow you to step
  2188.      through the students  in alphabetical order by name while  choices B, D,
  2189.      and F allow you to step through the students by alias.
  2190.  
  2191.           If you  use choices A,  B, C, or  D, for  each student GRADE  GUIDE
  2192.      displays for  you a  summary of  the student's  averages and  a list  of
  2193.      LETTER files from which  to choose.  If you  want to write a letter  for
  2194.      the currently displayed student, just select  one of the LETTER files by
  2195.      pressing the appropriate  keyboard letter.   You may also  go on to  the
  2196.      next student or quit writing letters  altogether.  If you use choices  E
  2197.      or F, GRADE GUIDE displays a list of LETTER files before it lists any of
  2198.      your students.  From that list you  may choose a letter to send to  each
  2199.      of your students.
  2200.  
  2201.           When you select a LETTER file, GRADE  GUIDE reads the file from the
  2202.      disk,  replaces  each  of  the  special  codes  on  the  file  with  the
  2203.      appropriate information  for that  student, and  displays or  prints the
  2204.      resulting letter.  GRADE GUIDE will insert  a form feed character at the
  2205.      end of each letter.
  2206.  
  2207.           To  create  a LETTER  file,  just create  a  letter with  your word
  2208.      processor or text  editor.  GRADE GUIDE  requires that each line  of the
  2209.      letter contain no more than 250 characters.  There are several  kinds of
  2210.      special codes that  you can insert into the letter  which mean something
  2211.      to GRADE GUIDE.   Each special code  must begin with the  two characters
  2212.      "@[" and  end with the  two characters "]@".   You  may use one  or more
  2213.      blanks  between  the words  in  the special  code.   The  code  must fit
  2214.      entirely on one line; that  is, you may not have  part of a code at  the
  2215.      end of one line  and the remainder of  the code at the beginning  of the
  2216.      next line.  There can be many special codes on each line.  Special codes
  2217.      can be written in either upper  or lower case letters.  You may  reuse a
  2218.      particular code as many times as you want to in a letter.  The next page
  2219.      shows a list of  the codes that GRADE GUIDE accepts  and the information
  2220.      that GRADE GUIDE inserts for each of the codes.
  2221.  
  2222.  
  2223.  
  2224.  
  2225.  
  2226.  
  2227.  
  2228.  
  2229.  
  2230.  
  2231.  
  2232.  
  2233.  
  2234.  
  2235.  
  2236.  
  2237.  
  2238.  
  2239.  
  2240.  
  2241.  
  2242.  
  2243.                                       Page 34
  2244.  
  2245.  
  2246.  
  2247.  
  2248.  
  2249.         CODE                             GRADE GUIDE WILL INSERT THE 
  2250.         ----                             ---------------------------
  2251.      @[ DATE ]@                          current date
  2252.      @[ NAME ]@                          student's full name
  2253.      @[ FIRST NAME ]@                    student's first name
  2254.      @[ LAST NAME ]@                     student's last name
  2255.      @[ ALIAS ]@                         student's alias
  2256.      @[ category name  grade number ]@   student's grade for the given grade
  2257.                                            number in the given category 
  2258.  
  2259.      @[ category name  grade number POSSIBLE ]@
  2260.                                          maximum possible grade for the given
  2261.                                           grade number in the given category
  2262.                                              
  2263.      @[ category name  grade number WEIGHT ]@
  2264.                                          weight for the given grade number in
  2265.                                           the given category
  2266.  
  2267.      @[ category name  grade number LABEL ]@
  2268.                                          label for the given grade number in 
  2269.                                           the given category
  2270.  
  2271.      @[ category name TOTAL ]@           total number of points given to that
  2272.                                            student in the given category
  2273.      @[ category name AVERAGE ]@         student's average for the given
  2274.                                            category
  2275.      @[ category name GPA ]@             student's grade point average if the
  2276.                                            category contains LETTER grades
  2277.      @[ category name POSSIBLE ]@        total score possible in the given 
  2278.                                            category
  2279.      @[ NOTE number ]@                   student's NOTE for the given NOTE
  2280.                                           number
  2281.      @[ category name NONE ]@            student's number of NONE grades
  2282.                                           assigned in the given category
  2283.      @[ category name NUMBER ]@          number of grades in the given 
  2284.                                            category
  2285.      @[ NONE ]@                          student's number of NONE grades
  2286.      @[ GRAND TOTAL ]@                   student's grand total
  2287.      @[ GRAND AVERAGE ]@                 student's grand average
  2288.      @[ GRAND TOTAL POSSIBLE ]@          total possible for the grand total
  2289.      @[ NUMBER ]@                        number of grades in all the 
  2290.                                            categories
  2291.      @[ GRADE LIST ]@                    list of all the student's grades
  2292.      @[ COMMENT ]@                       comment from you
  2293.  
  2294.           When you preview letters on  the screen, GRADE GUIDE will show  you
  2295.      what it is putting in place of each of your codes except for the COMMENT
  2296.      code.  When you send the letter to the printer (or GRADEOUT file), GRADE
  2297.      GUIDE pauses at each COMMENT code and allows you to  insert a comment up
  2298.      to 78 characters  long.  When you  preview letters on the  screen, GRADE
  2299.      GUIDE will warn you if it finds a code within  your letter which it does
  2300.      not understand.   When you send the  letter to the printer  (or GRADEOUT
  2301.      file), you do not receive such a warning; the incorrect codes are simply
  2302.      ignored.
  2303.  
  2304.           NOTE if you  plan to use FIRST  NAME and LAST NAME,  make sure that
  2305.      each student's name is either entered in the form of last  name followed
  2306.      by  a comma followed by first  name or entered in  the form of last name
  2307.  
  2308.  
  2309.                                       Page 35
  2310.  
  2311.  
  2312.  
  2313.  
  2314.  
  2315.      followed by a space followed by first name.  This is necessary for GRADE
  2316.      GUIDE to determine the correct  first and last names.   Do not make  the
  2317.      mistake  of entering Joan  Van Frank's name  as "Van Frank  Joan".  That
  2318.      would give her a  last name of "Van" and  a first name of "Frank  Joan".
  2319.      Use the form "Van Frank, Joan" or "Van.Frank Joan".
  2320.  
  2321.           As an example, you might create a letter file called GOOD.LTR which
  2322.      contains the following form letter.
  2323.  
  2324.  
  2325.  
  2326.                                                             @[Date]@
  2327.      To the parents of @[ First Name ]@ @[ Last Name ]@:
  2328.  
  2329.           Your child is in my MATH 001 course this year.  So far this year, 
  2330.      your  child is doing very well.  After @[EXAM NUMBER]@ exams @[Note 1 ]@
  2331.      has obtained an average of @[EXAM AVERAGE]@.  The important grade on the
  2332.      semester's first project was @[PROJECT  1]@.  The project was  concerned
  2333.      with @[NOTE 20]@.
  2334.      Here is a list of the grades he/she has earned so far.  @[GRADE LIST]@
  2335.  
  2336.           It has been a pleasure having @[ First Name ]@ in my course.  
  2337.      @[ COMMENT ]@.
  2338.  
  2339.                                    Sincerely,
  2340.  
  2341.  
  2342.  
  2343.      This would work nicely  if for each student NOTE 1 was  the word "he" or
  2344.      "she", depending on the student's sex, and NOTE 20 was a  description of
  2345.      the student's PROJECT.
  2346.  
  2347.           Each of  the special codes in the form  letter gets replaced by the
  2348.      appropriate student's  information.  To help  you position where  on the
  2349.      printed line  that replacement information  will go, GRADE  GUIDE allows
  2350.      you to format the  special codes.  A format code consists  of a letter L
  2351.      followed  immediately  by  a  column  number  or  a  letter  R  followed
  2352.      immediately by a  column number.  A  format code can be  included at the
  2353.      end  of  any  special code.    Its  effect is  to  move  the replacement
  2354.      information to the indicated column number on the line.  For example, if
  2355.      you use  the special code  "@[ HOMEWORK 5  ]@", GRADE GUIDE  will simply
  2356.      replace the code  with the student's HOMEWORK  5 grade.  If  you include
  2357.      the format code  L24, that is "@[  HOMEWORK 5 L24 ]@",  GRADE GUIDE will
  2358.      print  the HOMEWORK  5 grade beginning  in column  24.   If you  use the
  2359.      special code R24, that is "@[ HOMEWORK 5 R24 ]@", GRADE GUIDE will print
  2360.      the  HOMEWORK 5 grade ending in column 24.   That is, the L format codes
  2361.      are used  to LEFT  JUSTIFY the  replacement information  while R  format
  2362.      codes are  used to  RIGHT JUSTIFY  the replacement  information.   GRADE
  2363.      GUIDE will  use the format  codes only  if there  is room  to print  the
  2364.      information in the requested columns.   The format codes can be used  to
  2365.      construct a  customized  grade report  table.   For  example, you  could
  2366.      construct a LETTER file which looks like this.
  2367.  
  2368.  
  2369.  
  2370.  
  2371.  
  2372.  
  2373.  
  2374.  
  2375.                                       Page 36
  2376.  
  2377.  
  2378.  
  2379.  
  2380.  
  2381.      @[ name ]@ @[ date r70 ]@
  2382.  
  2383.             EXAM   POSSIBLE
  2384.             ----   --------
  2385.      @[ EXAM 1 R10 ]@   @[ EXAM 1 POSSIBLE R18 ]@ @[ EXAM 1 LABEL L20 ]@
  2386.      @[ EXAM 2 R10 ]@   @[ EXAM 2 POSSIBLE R18 ]@ @[ EXAM 2 LABEL L20 ]@
  2387.      @[ EXAM 3 R10 ]@   @[ EXAM 3 POSSIBLE R18 ]@ @[ EXAM 3 LABEL L20 ]@
  2388.      @[ EXAM 4 R10 ]@   @[ EXAM 4 POSSIBLE R18 ]@ @[ EXAM 4 LABEL L20 ]@
  2389.      @[ EXAM 5 R10 ]@   @[ EXAM 5 POSSIBLE R18 ]@ @[ EXAM 5 LABEL L20 ]@
  2390.             -----   --------
  2391.      @[ EXAM TOTAL R10 ]@   @[ EXAM POSSIBLE R18 ]@ 
  2392.  
  2393.  
  2394.      GRADE  GUIDE  would  replace  the codes  and  print  something  like the
  2395.      following.
  2396.  
  2397.      Smith, John                                    December 11, 1988
  2398.  
  2399.             EXAM  POSSIBLE
  2400.             ----  --------
  2401.             95 A      100  Chapters 1-3 
  2402.             88 B      100  Chapters 4-5
  2403.             71 D      100  Chapters 6-8
  2404.             87 B      100  Chapter 9
  2405.            185 A      200  Final Exam
  2406.            -----  ---------
  2407.           526.00   600.00
  2408.  
  2409.      OPTION Q -- Quitting and Returning to the FILE MENU
  2410.  
  2411.           This option causes the  FILE MENU to be redisplayed.   If your file
  2412.      has been changed  since the last  time a copy of  it was written  to the
  2413.      disk, GRADE GUIDE makes a final updated copy  of your file at that time.
  2414.      When the FILE MENU has been displayed, you may select any of the options
  2415.      available with  that menu including  choosing another class  or quitting
  2416.      the program.
  2417.  
  2418.      =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
  2419.      =                    CHANGING DEFAULT SETTINGS                      =
  2420.      =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
  2421.  
  2422.           GRADE GUIDE  was designed  to be  easy to use.   To  do this,  many
  2423.      decisions had to be made about how users would want the program to work.
  2424.      If these decisions had not been made, then users would have to make them
  2425.      while running GRADE  GUIDE and the program  would be harder to use.   On
  2426.      the other hand, some users may wish to tailor GRADE GUIDE to function in
  2427.      ways better suited  to their own  needs.  Therefore, GRADE  GUIDE allows
  2428.      you to change some of the ways that it operates.
  2429.  
  2430.           You  can change many of GRADE  GUIDE's operating characteristics by
  2431.      using the DEFAULT  MENU.  You can  get to the DEFAULT  MENU by selecting
  2432.      OPTION D from the FILE MENU.  The DEFAULT MENU looks like this:
  2433.  
  2434.  
  2435.  
  2436.  
  2437.  
  2438.  
  2439.  
  2440.  
  2441.                                       Page 37
  2442.  
  2443.  
  2444.  
  2445.  
  2446.  
  2447.      .......................................................................
  2448.      :                           DEFAULT MENU                              :
  2449.      :                                                                     :
  2450.      :                       SET DEFAULTS FOR THE                          :
  2451.      :                                                                     :
  2452.      :              A : disk drives, directories, and back-ups             :
  2453.      :              B : methods of grade calculations                      :
  2454.      :              C : answers to operating questions                     :
  2455.      :              D : displaying of information                          :
  2456.      :              E : keyboard definitions                               :
  2457.      :                                                                     :
  2458.      :              Q : quit and return to the FILE MENU                   :
  2459.      :.....................................................................:
  2460.  
  2461.           If you select any of the choices from the DEFAULT MENU, GRADE GUIDE
  2462.      displays a menu from which you can select default settings to change.  
  2463.  
  2464.      DEFAULT MENU OPTION A -- Setting up default directories and back-ups
  2465.  
  2466.           Selecting OPTION  A from the DEFAULT MENU causes the following menu
  2467.      to appear.
  2468.      .......................................................................
  2469.      :          SET DEFAULTS FOR DRIVES, DIRECTORIES, AND BACK-UPS         :
  2470.      :                                                                     :
  2471.      :    Set the Default for the                                          :
  2472.      :                                                                     :
  2473.      :A : directories                                                      :
  2474.      :B : disk drive             .unset.    (A through Z or unset)         :
  2475.      :C : directory changing     On         (Off or On)                    :
  2476.      :D : back-up time interval  10         (1 through 250 minutes or NONE):
  2477.      :                                                                     :
  2478.      :Q : quit and return to the DEFAULT MENU                              :
  2479.      :                                                                     :
  2480.      :Drive    Default Directory for the Drive                             :
  2481.      :  A      .unset.                                                     :
  2482.      :  B      .unset.                                                     :
  2483.      :  C      .unset.                                                     :
  2484.      :  D      .unset.                                                     :
  2485.      :  E      .unset.                                                     :
  2486.      :.....................................................................:
  2487.  
  2488.      Choice A : directories
  2489.  
  2490.           If  you keep class files in a  particular directory on a particular
  2491.      drive, you  can request that  GRADE GUIDE  look at that  directory every
  2492.      time you select that drive.  Choice A from this SET DEFAULTS FOR DRIVES,
  2493.      DIRECTORIES, AND BACK-UPS menu allow you to set a default  directory for
  2494.      up  to five  disk drives.    Before any  defaults are  set,  GRADE GUIDE
  2495.      assumes that the five disk drives  are A, B, C, D, and E  although these
  2496.      drive names can be changed to any five different letters.  If you choose
  2497.      A,  GRADE GUIDE enters  change mode and  allows you to  change the drive
  2498.      names and  corresponding directories listed on the bottom of the screen.
  2499.      If  the directory has not been set or  has been set to blank, the screen
  2500.      displays the  name ".unset."   GRADE  GUIDE checks that  the five  drive
  2501.      names that you enter  are all different.  GRADE GUIDE does  not check to
  2502.      see if your  computer has the appropriate drives or  whether the default
  2503.      directory names  that you associated with the drives are legal directory
  2504.  
  2505.  
  2506.  
  2507.                                       Page 38
  2508.  
  2509.  
  2510.  
  2511.  
  2512.  
  2513.      names.   If  you enter  any illegal  directory names,  GRADE GUIDE  will
  2514.      ignore the names when it comes time to use them.
  2515.  
  2516.           Suppose for example that  you have set the second line  of the list
  2517.      of  default  drives and  directories to  read "B        \grades".   Then
  2518.      whenever you select  drive B when  you use  OPTION A in  the FILE  MENU,
  2519.      GRADE GUIDE automatically  switches to the  directory "\grades" on  that
  2520.      drive.   If you have  the default for  directory changing (see  choice C
  2521.      below) set  to "On",  then GRADE  GUIDE still  gives you  the chance  to
  2522.      change  directories  in  case  you  do  not  want  your  chosen  default
  2523.      directory.  If you start GRADE  GUIDE by using a command line  parameter
  2524.      (see the note  about command line parameter use in  GETTING STARTED WITH
  2525.      GRADE GUIDE --  OPTION B), then  a directory given  in the command  line
  2526.      parameter, will be used in preference to the directory set by default.
  2527.  
  2528.           If  you enter an  empty string  when entering a  default directory,
  2529.      then  GRADE GUIDE  returns the  default setting  to "unset".   When  the
  2530.      setting is "unset", then GRADE  GUIDE does not automatically change  the
  2531.      directory for you  when you change drives.  It leaves you in the current
  2532.      default directory on  that drive when it  asks you to enter  a directory
  2533.      name in FILE MENU OPTION A.
  2534.  
  2535.           NOTE! if you  enter a default directory name beginning  with a back
  2536.      slash,  "\",  then you  are  entering  a  full  DOS path  name  for  the
  2537.      directory.  If the directory name does not begin with a back slash, then
  2538.      it is  only a relative directory name as explained  by the DOS path name
  2539.      rules.  If  your default directory for  drive A is named  "grades", then
  2540.      whenever you choose  to change to drive  A, GRADE GUIDE will  attempt to
  2541.      add  "grades" to the CURRENT directory name for drive A.  If the current
  2542.      directory is the root directory, "\", then GRADE GUIDE will change it to
  2543.      "\grades".   But, if  the current  directory is "\students",  then GRADE
  2544.      GUIDE  will change it  to "\students\grades".   This is  compatible with
  2545.      standard DOS rules for changing directories.
  2546.  
  2547.      Choice B : disk drive
  2548.  
  2549.           If you keep  your class files on  a different disk drive  than your
  2550.      GRADEGID.EXE and  GRADEGID.OVR files, then you  may want GRADE  GUIDE to
  2551.      automatically change  drives when it begins.   For example, if  you keep
  2552.      your GRADEGID.EXE and GRADEGID.OVR files on drive C but your class files
  2553.      on drive A, then every time  GRADE GUIDE begins you will have  to change
  2554.      the drive from C to A.  With choice B  from the SET DEFAULTS FOR DRIVES,
  2555.      DIRECTORIES, AND BACK-UPS menu, you  can tell GRADE GUIDE that  you want
  2556.      drive A  (or any other  drive) as the  drive to  look at for  your class
  2557.      files.  Then, whenever GRADE  GUIDE begins, A automatically becomes  the
  2558.      drive name.  Again, a drive specified  in a command line parameter takes
  2559.      precedence over the drive set as default.
  2560.  
  2561.           If the default  setting for choice B is ".unset.", then GRADE GUIDE
  2562.      will  not change  drives  when it  begins.   If  you enter  a <CR>  when
  2563.      choosing the default drive, then GRADE GUIDE  will set the default drive
  2564.      to ".unset.".
  2565.  
  2566.      Choice C : directory changing
  2567.  
  2568.           When you  choose C from the  SET DEFAULTS FOR  DRIVES, DIRECTORIES,
  2569.      AND BACK-UPS menu,  the default shown on  menu next to choice  C changes
  2570.      from "On" to "Off".  Pressing C again switches the setting back to "On".
  2571.  
  2572.  
  2573.                                       Page 39
  2574.  
  2575.  
  2576.  
  2577.  
  2578.  
  2579.      If the setting is  "On", then whenever you select OPTION A from the FILE
  2580.      MENU, GRADE  GUIDE asks you  to "Enter the directory  name : ".   If you
  2581.      never use subdirectories or you do use subdirectories but you  have told
  2582.      GRADE GUIDE exactly which subdirectories you do use, then the request to
  2583.      "Enter the directory  name : " is  unnecessary.  If  OPTION G is set  to
  2584.      "Off", then GRADE  GUIDE does not ask you to enter a directory name when
  2585.      you change drives.
  2586.  
  2587.      Choice D : back-up time interval
  2588.  
  2589.           When you make changes  to your class files, GRADE GUIDE keeps track
  2590.      of  how long it  has been since  the last time  it wrote a  copy of your
  2591.      class file to the disk.  GRADE GUIDE does not let you work for more that
  2592.      10 minutes before it backs up  your class file.  This is to  protect you
  2593.      from losing  too much of your work if  your computer should experience a
  2594.      power failure or other hardware problem.
  2595.  
  2596.           If  you would like GRADE GUIDE to back  up your class files more or
  2597.      less often than  every 10 minutes, then  choice D from the  SET DEFAULTS
  2598.      FOR DRIVES, DIRECTORIES, AND BACK-UPS menu allows you to enter the  time
  2599.      interval that you  want.  If you enter NONE, then  GRADE GUIDE will stop
  2600.      making backup copies of your file except,  of course, when you exit from
  2601.      the MAIN MENU  back to the FILE MENU, just before you create TEMPORARILY
  2602.      CHANGED GRADES, or when you exit GRADE GUIDE with <Ctrl-Break> or 
  2603.      <Ctrl-C>.
  2604.  
  2605.      DEFAULT MENU OPTION B -- Changing the Methods of Grade Calculations
  2606.  
  2607.           Selecting OPTION  B from the DEFAULT MENU causes the following menu
  2608.      to appear.
  2609.      .......................................................................
  2610.      :          SET DEFAULTS FOR METHODS OF GRADE CALCULATIONS             :
  2611.      :                                                                     :
  2612.      :    Set the Default for the                                          :
  2613.      :                                                                     :
  2614.      :A : grand average weighted       On       (Off or On)                :
  2615.      :B : value of an empty category   NONE     (0%, 100%, or NONE)        :
  2616.      :C : basis of grade from average  100      (0 to 250)                 :
  2617.      :D : converting of letter values  After    (Before or After GPA)      :
  2618.      :E : letter grade percentages                                         :
  2619.      :                                                                     :
  2620.      :Q : quit and return to the DEFAULT MENU                              :
  2621.      :.....................................................................:
  2622.  
  2623.      Choice A : grand average weighted
  2624.  
  2625.           When  GRADE  GUIDE  calculates the  GRAND  AVERAGE  grade  for your
  2626.      students,  it  normally uses  the  category  percentages that  you  have
  2627.      supplied.  For example, you might have set up three grade categories
  2628.  
  2629.                         EXAM       70% of the grade
  2630.                         QUIZ       20% of the grade
  2631.                         HOMEWORK   10% of the grade
  2632.  
  2633.      Perhaps you have entered  2 EXAM grades, 4 QUIZ grades,  and 10 HOMEWORK
  2634.      grades for  each student.   When the GRAND  AVERAGE is calculated  for a
  2635.      student,  it  is  calculated  from   the  category  averages  using  the
  2636.      weightings of  70%, 20%,  and 10%.   Suppose  each exam  were worth  100
  2637.  
  2638.  
  2639.                                       Page 40
  2640.  
  2641.  
  2642.  
  2643.  
  2644.  
  2645.      points,  each quiz 20  points, and  each homework assignment  10 points.
  2646.      Suppose that one student's grades were
  2647.  
  2648.                CATEGORY     GRADES                TOTAL      AVERAGE
  2649.                --------     ------                -----      -------
  2650.                EXAM         80 100                 180         90 %
  2651.                QUIZ         15 14 16 19             64         80 %
  2652.                HOMEWORK     7 9 8 6 3 5 8 9 7 8     70         70 %
  2653.  
  2654.      The GRAND AVERAGE is calculated by weighting the category averages (90%,
  2655.      80%, and 70%) by the category weightings of 70%, 20%, and 10%.  Assuming
  2656.      that all grades entered were given a weight of 1.000, one would get
  2657.  
  2658.           GRAND AVERAGE = 90% * 70% + 80% * 20% + 70% * 10% = 86.00 %.
  2659.  
  2660.      By  selecting  choice A  from  the  SET DEFAULTS  FOR  METHODS OF  GRADE
  2661.      CALCULATIONS  menu,  you can  turn  "Off" this  weighting  of the  GRAND
  2662.      AVERAGE so that  the GRAND AVERAGE is  calculated on the basis  of total
  2663.      points only.  The above calculations would then become
  2664.  
  2665.           TOTAL POINTS             =  180 + 64 + 70  =  314
  2666.           TOTAL POINTS POSSIBLE    =  200 + 80 + 100 =  380
  2667.  
  2668.           GRAND AVERAGE            =    314 / 380    =  82.63 %.
  2669.  
  2670.      By selecting  choice A a second time, you can  turn the weighting of the
  2671.      GRAND AVERAGE back "On".   NOTE! if you have set the percentages for all
  2672.      of the categories for a particular class  to zero, then, for that class,
  2673.      GRADE  GUIDE  will calculate  the GRAND  AVERAGE on  the basis  of total
  2674.      points.
  2675.  
  2676.      Choice B : value of an empty category
  2677.  
  2678.           Consider  the  example given  above  for choice  A.   Suppose  that
  2679.      instead of  having given 2  EXAMS, 4 QUIZZES,  and 10 HOMEWORK,  you had
  2680.      given 2 EXAMS, 10 HOMEWORK, but no QUIZZES.  Suppose  that a student had
  2681.      been given the grades
  2682.  
  2683.                CATEGORY     GRADES                TOTAL      AVERAGE
  2684.                --------     ------                -----      -------
  2685.                EXAM         80 100                 180         90 %
  2686.                QUIZ         no grades                0          0 %
  2687.                HOMEWORK     7 9 8 6 3 5 8 9 7 8     70         70 %
  2688.  
  2689.      If the GRAND  AVERAGE is being weighted, then GRADE GUIDE acts as if the
  2690.      category QUIZ never existed and calculates the GRAND AVERAGE by
  2691.  
  2692.      WEIGHTED SUM              = 90% * 70% + no grades + 70% * 10%  = 70%
  2693.      TOTAL CATEGORY PERCENTS   =       70%             +       10%  = 80%
  2694.  
  2695.      GRAND AVERAGE             =  70% / 80%  =  87.50 %
  2696.  
  2697.      There  are two other ways that this  calculation might be done.  One way
  2698.      would be to assign an average of 0% to the QUIZ category to get
  2699.  
  2700.  
  2701.  
  2702.  
  2703.  
  2704.  
  2705.                                       Page 41
  2706.  
  2707.  
  2708.  
  2709.  
  2710.  
  2711.      WEIGHTED SUM              = 90% * 70% + 0% * 20% + 70% * 10%  = 70%
  2712.      TOTAL CATEGORY PERCENTS   =       70%        20% +       10%  = 100%
  2713.  
  2714.      GRAND AVERAGE             =  70% / 100%  =  70.00 %
  2715.  
  2716.      Another way would be to assign  an average of 100% to the QUIZ  category
  2717.      to get
  2718.  
  2719.      WEIGHTED SUM              = 90% * 70% + 100% * 20% + 70% * 10%  = 90%   
  2720.      TOTAL CATEGORY PERCENTS   =       70% +        20% +       10%  = 100%
  2721.  
  2722.      GRAND AVERAGE             =  90% / 100%  =  90.00 %
  2723.  
  2724.           By selecting choice  B from the  SET DEFAULTS FOR METHODS  OF GRADE
  2725.      CALCULATIONS menu,  you can change the way empty categories are treated.
  2726.      Selecting choice  B once changes the method of treating empty categories
  2727.      from the first  way (default setting "NONE") to the  second way (default
  2728.      setting "0%".)   Selecting choice  B again  changes the  way that  empty
  2729.      categories  are treated  to  the  third  way (default  setting  "100%".)
  2730.      Selecting  choice B a  third time changes  the method of  treating empty
  2731.      categories back to the original way (default setting "NONE".)
  2732.  
  2733.      Choice C : basis of grade from average
  2734.  
  2735.           When using MAIN  MENU OPTION B  to create a  number grade from  the
  2736.      GRAND  AVERAGE score, GRADE  GUIDE calculates  for each student  a GRAND
  2737.      AVERAGE expressed  as  a percentage.   This  results  in each  student's
  2738.      average being in the range from 0 to 100  (unless the student has enough
  2739.      extra credit that the student's average is more than 100 percent.)  That
  2740.      percentage is used as the student's new grade.  If you want to have this
  2741.      grade expressed as  a percent of  some number other  than 100, then  you
  2742.      should  use choice  C  from  the  SET  DEFAULTS  FOR  METHODS  OF  GRADE
  2743.      CALCULATIONS menu.   For example, if the basis  of grade from average is
  2744.      changed to 25, each student's grade will be a percentage of 25 where the
  2745.      percentage is determined by the student's GRAND AVERAGE.
  2746.  
  2747.      Choice D : converting of letter values
  2748.  
  2749.           The use of  choice D will not  make sense until you  understand the
  2750.      use of choice E described below.  By using choice E discussed below, you
  2751.      have a great amount of control  over the numeric values assigned to  the
  2752.      various letter  grades.  The default  values for these  numeric settings
  2753.      can always be seen in the letter  values table which appears when choice
  2754.      E is selected.  Even after these values are set, there  is still another
  2755.      choice  that  can be  made  concerning how  GRADE  GUIDE calculates  the
  2756.      average of letter  grades.  The question  is one of whether  GRADE GUIDE
  2757.      should make the conversion to your choice of letter grade  values before
  2758.      or after it calculates a grade point average.
  2759.  
  2760.           Suppose, for example, that a  student has received the four  grades
  2761.      A-, B,  C+, and  D.   GRADE GUIDE  would first  calculate a  grade point
  2762.      average treating A-  as a 3.667, B as a 3, C+ as  a 2.333, and D as a 1,
  2763.      then the GPA would be
  2764.  
  2765.  
  2766.  
  2767.  
  2768.  
  2769.  
  2770.  
  2771.                                       Page 42
  2772.  
  2773.  
  2774.  
  2775.  
  2776.  
  2777.                          (3.667 + 3 + 2.333 + 1) / 4  =  2.5
  2778.  
  2779.      (The values for  the A- and  C+ were determined  by the LETTER  GRADE +-
  2780.      FRACTION set on the  letter values table discussed below  in the section
  2781.      about choice E.)   This average is half  of the way between a  C and a B
  2782.      which is equivalent to the grade BC. 
  2783.  
  2784.           Now GRADE GUIDE has to determine a PERCENTAGE AVERAGE for this list
  2785.      of  four  letter grades.    Suppose  that  on the  letter  values  table
  2786.      discussed below in the section on choice E you had  set the letter grade
  2787.      percentages as follows.
  2788.  
  2789.      GRADE PERCENT    GRADE PERCENT    GRADE PERCENT    GRADE PERCENT 
  2790.      ----- -------    ----- -------    ----- -------    ----- -------
  2791.        A      96 %      A+     98 %      A-     93 %      AB     92 %
  2792.        B      88 %      B+     90 %      B-     85 %      BC     82 %
  2793.        C      76 %      C+     79 %      C-     73 %      CD     68 %
  2794.        D      60 %      D+     63 %      D-     45 %      DF     40 %
  2795.        F      20 %      F+     30 %      F-      0 %                 
  2796.  
  2797.      According to this  table, a GPA equivalent to a BC  should average to be
  2798.      82 %.  
  2799.  
  2800.           But suppose  that GRADE GUIDE first converts the letter grades into
  2801.      percentages and then  finds the GPA.   Then GRADE  GUIDE would take  the
  2802.      average of the four percentages 93%, 88%, 79%, and 60% to get
  2803.  
  2804.                     (93% + 88% + 79% + 60%) / 4  =  80.00 %
  2805.  
  2806.      Clearly the  percentage is  different depending  on whether  GRADE GUIDE
  2807.      converts to your chosen percentages BEFORE calculating the GPA (80 %) or
  2808.      AFTER calculating the  GPA (82 %).   The only time  that it will  make a
  2809.      difference is when the percentages assigned to the letter grades are not
  2810.      evenly spaced.   In the above  example the spacing between  the settings
  2811.      for A and B is 96% - 88% = 8% while the spacing between the settings for
  2812.      B and C is 88% - 76% = 12%.  
  2813.  
  2814.           Therefore,  GRADE GUIDE allows  you to  choose whether you  want to
  2815.      convert  to  percentages before  or  after the  grade  point average  is
  2816.      calculated.  The current default choice is AFTER.  By selecting choice D
  2817.      from the  SET DEFAULTS FOR  METHODS OF GRADE CALCULATIONS  menu, you can
  2818.      change the  default to BEFORE.  GRADE GUIDE  still reports a grade point
  2819.      average (GPA) calculated on the standard 4.0 scale as shown above.
  2820.  
  2821.      Choice E : letter grade percentages
  2822.  
  2823.           If you  use letter grades, you  may associate a  numeric percentage
  2824.      with each  of the letter grades.  GRADE  GUIDE, for example, assigns A a
  2825.      value of 95%, B a value of 85%, C a  value of 75%, D a value of 65%, and
  2826.      F  a value of 55%.  These choices may  or may not be compatible with the
  2827.      values that you would want assigned.   When you select choice E from the
  2828.      SET  DEFAULTS  FOR METHODS  OF  GRADE  CALCULATIONS  menu,  GRADE  GUIDE
  2829.      displays the following letter values table.
  2830.  
  2831.  
  2832.  
  2833.  
  2834.  
  2835.  
  2836.  
  2837.                                       Page 43
  2838.  
  2839.  
  2840.  
  2841.  
  2842.  
  2843.      .......................................................................
  2844.      :    Set the Default for the                                          :
  2845.      :A : letter grade +- fraction    33.333 %  (0 to 50 % of 1 point)     :
  2846.      :B : values for converting letter grades to numeric averages          :
  2847.      :                                                                     :
  2848.      :  Grade  Percentage         Fractional & Mixed Grade Percentages     :
  2849.      :    A        95.000     A+  98.333     A-  91.667     AB  90.000     :
  2850.      :    B        85.000     B+  88.333     B-  81.667     BC  80.000     :
  2851.      :    C        75.000     C+  78.333     C-  71.667     CD  70.000     :
  2852.      :    D        65.000     D+  68.333     D-  61.667     DF  60.000     :
  2853.      :    F        55.000     F+  58.333     F-  51.667                    :
  2854.      :                                                                     :
  2855.      :C : ranges for converting numeric values to letter grades            :
  2856.      :                                                                     :
  2857.      :      TOP BOTTOM         TOP BOTTOM        TOP BOTTOM      TOP BOTTOM:
  2858.      :A Maximum 90.000   A+Maximum 96.667   A-93.333 90.000   AB 92.5 87.5 :
  2859.      :B  90.000 80.000   B+ 90.000 86.667   B-83.333 80.000   BC 82.5 77.5 :
  2860.      :C  80.000 70.000   C+ 80.000 76.667   C-73.333 70.000   CD 72.5 67.5 :
  2861.      :D  70.000 60.000   D+ 70.000 66.667   D-63.333 60.000   DF 62.5 57.5 :
  2862.      :F  60.000  0.000   F+ 60.000 56.667   F-53.333 50.000                :
  2863.      :                                                                     :
  2864.      :Q : quit and return to the DEFAULT GRADE CALCULATIONS MENU           :
  2865.      :.....................................................................:
  2866.  
  2867.      By changing the entries on this table you can change the way GRADE GUIDE
  2868.      treats LETTER grades.
  2869.  
  2870.           When determining a grade point average  (GPA) from a list of letter
  2871.      grades, GRADE GUIDE  assigns a grade point  value to each letter  grade.
  2872.      For example, the letter  grade B is assigned the value  3.000.  When you
  2873.      use a plus letter grade like B+, GRADE GUIDE assigns that letter grade a
  2874.      value which is one third of a point greater than the assignment made for
  2875.      a B.   This assigns to  a B+  the value 3.333.   Similarly, GRADE  GUIDE
  2876.      assigns to a  B- a value  which is one  third of a  point less than  the
  2877.      assignment made for a B.  This assigns to a B- the value 2.667.
  2878.  
  2879.           By selecting choice A  from the letter values table  you can change
  2880.      the fraction  that GRADE GUIDE  adds or subtracts  when a plus  or minus
  2881.      letter grade  is used.   The value  is expressed  as the percent  of one
  2882.      point.  Thus GRADE GUIDE's chosen fraction  of one third is expressed as
  2883.      33.333 %.  If you want the fraction changed  to one fourth, for example,
  2884.      you would select choice A and  enter 25.000.  This would result in  a B+
  2885.      receiving  a value  of 3.25  and  B- receiving  a  value of  2.75.   The
  2886.      fraction  that you  enter must be  between zero  and 50.000  %.   If the
  2887.      fraction  is set at 50.000 %, a B- will  have the same value as a C+ and
  2888.      the same value as a BC.
  2889.  
  2890.           When determining  an average  for a  list of  LETTER grades,  GRADE
  2891.      GUIDE  uses the  table listed  under "B  : values for  converting letter
  2892.      grades to  numeric averages."   For example,  if a student  receives the
  2893.      letter grades A,  B-, and B (all  with weight 1.000), GRADE  GUIDE would
  2894.      calculate and average by replacing A with 95 %, B- with 81.667 %, and  B
  2895.      with 85 % to get
  2896.  
  2897.                (95 + 81.667 + 85) / 3   =   87.222 %.
  2898.  
  2899.      By selecting  choice B from the letter grade  table you can change these
  2900.      percentages.  To  decide what values  to enter, you should  decide first
  2901.  
  2902.  
  2903.                                       Page 44
  2904.  
  2905.  
  2906.  
  2907.  
  2908.  
  2909.      what each letter grade is worth.  Take the grade B+, for example.  If  a
  2910.      student  were to receive  B+ for  every grade  ever given,  what average
  2911.      would you want that student to receive?  A 92 % ?  An 87.5 % ?  Whatever
  2912.      percentage you decide  is correct for  that student who  earns a B+  for
  2913.      every grade is the percentage you should assign to B+.
  2914.  
  2915.           After selecting choice B, GRADE GUIDE enters CHANGE MODE and allows
  2916.      you to change  the percentages for the  base grades, A, B, C,  D, and F.
  2917.      When you finish with  the percentages for  those five grades, press  the
  2918.      <Esc> key.  
  2919.  
  2920.           Then GRADE GUIDE will ask you if it should adjust the values of the
  2921.      fractional grades (the plus and minus grades) by  using the LETTER GRADE
  2922.      +-  FRACTION set in the table in part A.   If you want, GRADE GUIDE will
  2923.      set the  percentages for those  plus and minus  grades to be  compatible
  2924.      with the LETTER  GRADE +- FRACTION and  the base grade  percentages that
  2925.      you just finished setting.   Whether or not you ask  GRADE GUIDE to make
  2926.      that adjustment for  you, GRADE GUIDE  will then  enter CHANGE MODE  and
  2927.      allow you to adjust the percentages  for the plus grades of A+, B+,  C+,
  2928.      D+, and F+ if you want.  When you are done with those adjustments, press
  2929.      the <Esc> key again.  
  2930.  
  2931.           Then GRADE  GUIDE will allow you  to adjust the percentages  of the
  2932.      minus grades of A-, B-,  C-, D-, and F-.   When you are done with  those
  2933.      adjustments, press the <Esc> key again.  
  2934.  
  2935.           GRADE GUIDE will then ask if  it should adjust the percentages  for
  2936.      the mixed grades of AB, BC,  CD, and DF by making them half  way between
  2937.      the appropriate base  grade percentages.  Whether  or not you ask  GRADE
  2938.      GUIDE  to make that adjustment, GRADE  GUIDE will then enter CHANGE MODE
  2939.      and allow you to adjust the percentages for the mixed grades.   When you
  2940.      are done, press the <Esc> key for one last time.
  2941.  
  2942.           When using MAIN  MENU OPTION  B to  create a grade  from the  GRAND
  2943.      AVERAGE,  you can create for  each student a new  grade in a category of
  2944.      your choice  based on the value of  the student's current GRAND AVERAGE.
  2945.      If the chosen category  contains LETTER grades, then GRADE  GUIDE has to
  2946.      convert  the numeric  GRAND AVERAGE into  a LETTER  grade.  To  do this,
  2947.      GRADE  GUIDE uses  the table  listed under  "C :  ranges for  converting
  2948.      numeric values to  letter grades."   For example,  if a student's  GRAND
  2949.      AVERAGE is 84.35 %, GRADE  GUIDE would assign a grade of B.  If you wish
  2950.      to change  these grade  ranges, select choice  C from  the letter  grade
  2951.      table.  If you  do, GRADE GUIDE will enter CHANGE MODE  and allow you to
  2952.      set the bottom limits for the ranges for A, B, C, and D.  NOTE! that the
  2953.      grade ranges for the five  base grades of A, B,  C, D, and F  completely
  2954.      cover the values from 0 up to 200 so that any average between 0 and  200
  2955.      can be  assigned to one of the letter  grades, A, B, C, D,  or F.  If an
  2956.      average  falls on  a  border between  two  grades, the  higher  grade is
  2957.      assigned.   When you  are done adjusting  these ranges, press  the <Esc>
  2958.      key.  
  2959.  
  2960.           Then GRADE  GUIDE will let  you adjust  the bottom  limits for  the
  2961.      grade ranges  for A+,  B+, C+, D+,  and F+.   NOTE! that the  ranges for
  2962.      these plus grades must lie at the top end of  the ranges you set for the
  2963.      corresponding base grades.  That is, for  example, the range for C+ must
  2964.      be the  top portion of  the range for  C.  When  you are done  adjusting
  2965.      these ranges, press the <Esc> key.  
  2966.  
  2967.  
  2968.  
  2969.                                       Page 45
  2970.  
  2971.  
  2972.  
  2973.  
  2974.  
  2975.           Then GRADE GUIDE will  let you adjust the top limits  for the grade
  2976.      ranges for  A-, B-, C-,  D-, and F-.   NOTE!  that the ranges  for these
  2977.      minus grades must lie at  the bottom end of the  ranges you set for  the
  2978.      corresponding base grades.  That is, for  example, the range for B- must
  2979.      be the bottom portion of  the range for B.  When you  are done adjusting
  2980.      these ranges, press the <Esc> key.  
  2981.  
  2982.           Finally, GRADE GUIDE will let you adjust the top  and bottom limits
  2983.      for the ranges for the mixed  grades of AB, BC, CD, and DF.   NOTE! that
  2984.      these grade ranges  for the mixed  grades must cover  the border of  the
  2985.      grade ranges for  the two associated base grades.  That is, for example,
  2986.      the  top value for the AB range must be  in the range set for A, and the
  2987.      bottom of the AB range must be in the range set for B.  When you are all
  2988.      done setting the range limits, press the <Esc> key.
  2989.  
  2990.           When  you are done  adjusting numbers  on the letter  values table,
  2991.      press  Q  to   return  to  the  "SET  DEFAULTS  FOR   METHODS  OF  GRADE
  2992.      CALCULATIONS" menu.
  2993.  
  2994.      DEFAULT MENU OPTION C -- Answers to Operating Questions
  2995.  
  2996.           There are  several questions  which GRADE  GUIDE needs  to ask  you
  2997.      while you  are operating the program.   For several of  these questions,
  2998.      you can tell GRADE GUIDE that your answer will always be the same.  Then
  2999.      GRADE GUIDE will no longer need to ask you for your answer.
  3000.  
  3001.           Selecting OPTION  C from the DEFAULT MENU causes the following menu
  3002.      to appear.
  3003.      .......................................................................
  3004.      :          SET DEFAULTS FOR ANSWERS TO OPERATING QUESTIONS            :
  3005.      :                                                                     :
  3006.      :    Set the Default for the                                          :
  3007.      :                                                                     :
  3008.      :A : grade confirmations         Optional  (Off, On, or Optional)     :
  3009.      :B : treat none grades as zero   Optional  (Off, On, or Optional)     :
  3010.      :C : labeling of categories      Optional  (Off, On, or Optional)     :
  3011.      :D : listing grades with labels  Optional  (Off, On, or Optional)     :
  3012.      :E : grade report form           Optional  (Totals, Averages, or Opt) :
  3013.      :                                                                     :
  3014.      :Q : quit and return to the DEFAULT MENU                              :
  3015.      :.....................................................................:
  3016.  
  3017.      For each of the choices A through E on this menu, the current setting is
  3018.      "Optional".  This  means that each time  that GRADE GUIDE needs  to know
  3019.      how you want it to operate, it must ask you an appropriate question.  By
  3020.      changing  the default settings,  you are  telling GRADE GUIDE  that your
  3021.      answer to the question will always be the same, so GRADE GUIDE no longer
  3022.      needs to ask the question.
  3023.  
  3024.      Choice A : grade confirmations
  3025.  
  3026.           Whenever you use GRADE GUIDE to enter grades using MAIN MENU OPTION
  3027.      B, you are asked
  3028.  
  3029.                        Do you want to confirm inputs (Y/N) ?
  3030.  
  3031.      By  selecting choice A  from the SET  DEFAULTS FOR  ANSWERS TO OPERATION
  3032.      QUESTIONS menu you  change the  default setting  from "Optional",  which
  3033.  
  3034.  
  3035.                                       Page 46
  3036.  
  3037.  
  3038.  
  3039.  
  3040.  
  3041.      means that GRADE GUIDE asks the  question every time grades are entered,
  3042.      to "Off" which  means that GRADE GUIDE assumes you never want to confirm
  3043.      grades.   Selecting choice A a second time  turns the default setting to
  3044.      "On"  which means  that  GRADE GUIDE  assumes  that you  always  want to
  3045.      confirm grades.   Selecting  choice A a  third time returns  the default
  3046.      setting to "Optional".
  3047.  
  3048.      Choice B : treat none grades as zero
  3049.  
  3050.           At  several places (in MAIN MENU  OPTIONS E, H, K,  L, and M) GRADE
  3051.      GUIDE asks you 
  3052.  
  3053.                Do you want NONE grades given the value of ZERO (Y/N) ?
  3054.  
  3055.      Just as in choice A above, you  can use choice B to answer this question
  3056.      so  that GRADE GUIDE will not  have to ask it.   Selecting choice B once
  3057.      turns the default setting to "Off" so that NONE grades are never treated
  3058.      as zero.  Selecting choice B again turns the default setting  to "On" so
  3059.      that NONE grades are always treated as zero.  Selecting choice B a third
  3060.      time turns the  default setting back to "Optional"  and GRADE GUIDE will
  3061.      continue to ask the question.
  3062.  
  3063.      Choice C : labeling of categories
  3064.  
  3065.           Each time that you establish a new  category in MAIN MENU OPTION C,
  3066.      you must specify whether or not the category should be LABELED.   If you
  3067.      either want all of your categories LABELED or all of your categories NOT
  3068.      LABELED, then  choice  C will  set your  choice  automatically for  you.
  3069.      Selecting choice  C once turns  the default to  "Off" so that  all NEWLY
  3070.      established  categories   will  be  automatically   made  NOT   LABELED.
  3071.      Selecting choice C again  turns the default setting to "On"  so that all
  3072.      NEWLY   established  categories  will  be  automatically  made  LABELED.
  3073.      Selecting  choice  C a  third time  turns  the default  setting  back to
  3074.      "Optional" and  GRADE GUIDE  will need  to be  told whether  or not  new
  3075.      categories are to be LABELED.
  3076.  
  3077.      Choice D : listing grades with labels
  3078.  
  3079.           If your class has at least one category which has some grades in it
  3080.      and is LABELED, then when you use MAIN MENU OPTIONS H and M, GRADE GUIDE
  3081.      will ask you 
  3082.  
  3083.                   Do you want to list using grade labels (Y/N) ?
  3084.  
  3085.      Displaying or printing a grade list with labels takes up more  room than
  3086.      listing  the grades without  labels.  Selecting choice  D once turns the
  3087.      default  to "Off"  so that labels  are never  used.  Selecting  choice D
  3088.      again turns the default setting to "On" so that labels are  always used.
  3089.      Selecting  choice D  a third  time  turns the  default  setting back  to
  3090.      "Optional" and  GRADE GUIDE will need  to be told whether or  not to use
  3091.      labels on grade lists.
  3092.  
  3093.      Choice E : grade report form
  3094.  
  3095.           At two places (in MAIN MENU OPTIONS K and L) GRADE GUIDE asks you 
  3096.  
  3097.                   Do you want TOTALS rather than AVERAGES (Y/N) ?
  3098.  
  3099.  
  3100.  
  3101.                                       Page 47
  3102.  
  3103.  
  3104.  
  3105.  
  3106.  
  3107.      You can use choice  E to answer this  question so that GRADE GUIDE  will
  3108.      not have to ask it.   Selecting choice E once turns the  default setting
  3109.      to  "Off"  so  that you  will  never  get TOTALS;  you  will  always get
  3110.      AVERAGES.  Selecting choice E again turns the default setting to "On" so
  3111.      that you will always get TOTALS; you will never get AVERAGES.  Selecting
  3112.      choice E  a third time turns the default  setting back to "Optional" and
  3113.      GRADE GUIDE will need to ask if you  want TOTALS rather than AVERAGES in
  3114.      MAIN MENU OPTIONS K and L.
  3115.  
  3116.      DEFAULT MENU OPTION D -- Changing the way GRADE GUIDE displays
  3117.  
  3118.           GRADE GUIDE  allows you  to change  in several  ways the  manner in
  3119.      which  it  displays  information  on  the  screen  or  on  the  printer.
  3120.      Selecting OPTION D  from the DEFAULT  MENU causes the following  menu to
  3121.      appear.
  3122.  
  3123.      .......................................................................
  3124.      :              SET DEFAULTS FOR DISPLAYING OF INFORMATION             :
  3125.      :                                                                     :
  3126.      :    Set the Default for the                                          :
  3127.      :                                                                     :
  3128.      :A : start in color mode       On      (Off or On)                    :
  3129.      :B : lines per page            NONE    (5 through 250 lines or NONE)  :
  3130.      :C : maximum roster width      80      (30 through 250 columns)       :
  3131.      :D : statistics grade list     Show    (Show or Suppress)             :
  3132.      :E : statistics histogram list Show    (Show or Suppress)             :
  3133.      :F : roster statistics         Show    (Show or Suppress)             :
  3134.      :G : histogram print character * (42)  (Any Character ASCII 32 to 255):
  3135.      :H : total decimal digits      2       (0 through 7)                  :
  3136.      :I : average decimal digits    2       (0 through 7)                  :
  3137.      :J : letter grade display names                                       :
  3138.      :                                                                     :
  3139.      :Q : quit and return to the DEFAULT MENU                              :
  3140.      :                                                                     :
  3141.      :                       Letter Grades   :  A  B  C  D  F              :
  3142.      :            Letter Grades Displayed As :  A  B  C  D  F              :
  3143.      :.....................................................................:
  3144.  
  3145.      Choice A : start in color mode
  3146.  
  3147.           If  your computer has  a color  graphics card, then  whenever GRADE
  3148.      GUIDE begins,  it writes to the screen in color.  If your computer has a
  3149.      color graphics card  but does not  have a color  monitor, then you  will
  3150.      likely choose FILE  MENU OPTION H every  time that you run  GRADE GUIDE.
  3151.      If you select choice A on the SET DEFAULTS FOR DISPLAYING OF INFORMATION
  3152.      menu, this default  switches to "Off".   Then the next time  GRADE GUIDE
  3153.      begins,  it will  begin in monochrome  mode rather  than in  color mode.
  3154.      Selecting  choice A  a second  time switches the  default back  to "On".
  3155.      NOTE!  selecting choice A  does not  change GRADE GUIDE  into monochrome
  3156.      mode; it only requests that GRADE GUIDE begins in monochrome mode IN THE
  3157.      FUTURE!
  3158.  
  3159.      Choice B : lines per page
  3160.  
  3161.           Normally  when GRADE GUIDE prints, it does  not count the number of
  3162.      lines being printed.   Therefore, GRADE GUIDE often writes  right on top
  3163.      of the  page perforations  on the printer  paper.   This is  because the
  3164.      default setting  for choice  B  on the  SET DEFAULTS  FOR DISPLAYING  OF
  3165.  
  3166.  
  3167.                                       Page 48
  3168.  
  3169.  
  3170.  
  3171.  
  3172.  
  3173.      INFORMATION menu is set  to "NONE".  If you select choice B, GRADE GUIDE
  3174.      allows you to enter a number of  lines that you want GRADE GUIDE to  use
  3175.      as the maximum number of lines that are written on any page.  
  3176.  
  3177.           For  example, standard  11 inch  long paper  has room for  66 lines
  3178.      written at  6 lines per inch.  If you  want GRADE GUIDE to avoid writing
  3179.      on the last 6 lines of the page, use choice B to set the maximum  number
  3180.      of lines per page to  60 (or any other number less than 66.)  Then GRADE
  3181.      GUIDE  will not write more  than 60 lines before  writing a form feed to
  3182.      make the printer jump to the top of the next page.  GRADE GUIDE will not
  3183.      put the page jumps in  at random places.  If you are  printing students'
  3184.      grades using MAIN MENU OPTION H, then GRADE GUIDE will not print some of
  3185.      a student's grades  on one page and some  more grades on the  next page.
  3186.      If a  student's grades do not  all fit on  the current page,  then GRADE
  3187.      GUIDE  will jump to the next page before printing that student's grades.
  3188.      When GRADE GUIDE is printing lists, it tries to print a multiple of five
  3189.      lines on each page.
  3190.  
  3191.      Choice C : maximum roster width
  3192.  
  3193.           GRADE  GUIDE assumes  that your  printer prints  80 characters  per
  3194.      line.  Some  printers can print many  more characters than 80  per line.
  3195.      If you would like GRADE GUIDE to allow you to write a roster report to a
  3196.      printer which can handle more than 80 characters per line, then choice C
  3197.      on the SET  DEFAULTS FOR DISPLAYING  OF INFORMATION menu  allows you  to
  3198.      enter a different number of characters.  You can even ask GRADE GUIDE to
  3199.      restrict your  reports so  that they are  forced to  have fewer  than 80
  3200.      characters per line by entering a number less than 80.
  3201.  
  3202.           NOTE!  you may  want  to reset  this default  when you  are writing
  3203.      reports  to the  GRADEOUT file.   Files can  be written  with up  to 250
  3204.      characters on one line.  
  3205.  
  3206.           NOTE!  even when  you  create a  roster report  with  more than  80
  3207.      characters on each line, only the first 80 characters are displayed when
  3208.      you show the report on the screen.
  3209.  
  3210.      Choice D : statistics grade list
  3211.  
  3212.           Each time that GRADE  GUIDE lists statistics in MAIN MENU  OPTION K
  3213.      it  gives a list  of all  the scores  obtained by  the students  and the
  3214.      associated Z-Scores (see the discussion of MAIN MENU OPTION K.)   If you
  3215.      want to suppress  this listing, you can  do it by selecting  choice D on
  3216.      the SET DEFAULTS FOR DISPLAYING OF INFORMATION menu.  Selecting choice D
  3217.      once changes the  default to "Suppress".  Selecting the  choice a second
  3218.      time returns the default to "Show".
  3219.  
  3220.      Choice E : statistics histogram
  3221.  
  3222.           Each time that  GRADE GUIDE lists statistics in MAIN  MENU OPTION K
  3223.      it gives a histogram graphing  the distribution of values obtained  (see
  3224.      the  discussion of MAIN  MENU OPTION K.)   If you  want to suppress this
  3225.      histogram,  you can do it by selecting  choice E on the SET DEFAULTS FOR
  3226.      DISPLAYING  OF INFORMATION menu.   Selecting  choice E once  changes the
  3227.      default  to "Suppress".  Selecting the choice  a second time returns the
  3228.      default to "Show".
  3229.  
  3230.  
  3231.  
  3232.  
  3233.                                       Page 49
  3234.  
  3235.  
  3236.  
  3237.  
  3238.  
  3239.      Choice F : roster statistics
  3240.  
  3241.           Each time that GRADE GUIDE makes a roster listing (using  MAIN MENU
  3242.      OPTION L) containing number grades,  totals, or averages, it lists  five
  3243.      lines of statistics  at the bottom of the listing (see the discussion of
  3244.      MAIN MENU OPTION  L.)  If you want to suppress these statistics, you can
  3245.      do  it  by selecting  choice F  on  the SET  DEFAULTS FOR  DISPLAYING OF
  3246.      INFORMATION  menu.   Selecting  choice  F once  changes  the default  to
  3247.      "Suppress".  Selecting  the choice a second time  returns the default to
  3248.      "Show".
  3249.  
  3250.      Choice G : histogram print character
  3251.  
  3252.           When the  statistics histogram is  displayed on  the screen,  GRADE
  3253.      GUIDE  uses the  block graphics  character with ASCII  value 219.   This
  3254.      causes the bars on the histogram chart to be completely filled in.  When
  3255.      GRADE GUIDE writes a histogram on the printer, it does not use the block
  3256.      graphics character  because  most printers  do not  use this  character.
  3257.      GRADE  GUIDE uses  instead  the asterisk  "*"  with  ASCII value  42,  a
  3258.      standard  character available to  almost all printers.   If you  want to
  3259.      choose a  different  character to  be printed  on  your printer,  select
  3260.      choice G on the SET DEFAULTS FOR  DISPLAYING OF INFORMATION menu.  GRADE
  3261.      GUIDE will allow you to enter one character with any ASCII value from 32
  3262.      to 255.   To enter a character not available on your keyboard, hold down
  3263.      the alternate key,  <Alt>, and enter  the ASCII code  for the  character
  3264.      using the numeric keypad  on your keyboard.  Finally,  release the <Alt>
  3265.      key.   Do not be disturbed if  the character displayed by GRADE GUIDE on
  3266.      the screen is not the same as the character you expected to show on your
  3267.      printer.    Characters with  ASCII  values  greater  than  127  are  not
  3268.      standard; the  display of those  characters on  the screen  may well  be
  3269.      different from the display of those characters on your printer.
  3270.  
  3271.      Choice H : decimal digits for totals
  3272.  
  3273.           When  GRADE GUIDE displays  or prints a TOTAL,  it shows the number
  3274.      with 2 decimal digits.  You may change the number of digits by selecting
  3275.      choice H on the  SET DEFAULTS FOR DISPLAYING OF INFORMATION  menu.  When
  3276.      you select choice  H, you can set  the number of decimal  places for all
  3277.      TOTALS at any number from 0 to 7.
  3278.  
  3279.      Choice I : decimal digits for averages
  3280.  
  3281.           When GRADE GUIDE displays or prints an AVERAGE or GPA, it shows the
  3282.      number with  2 decimal digits.  You  may change the number  of digits by
  3283.      selecting  choice I on  the SET  DEFAULTS FOR DISPLAYING  OF INFORMATION
  3284.      menu.  When  you select  choice I,  you can  set the  number of  decimal
  3285.      places for all AVERAGES and GPA'S at any number from 0 to 7.
  3286.  
  3287.      Choice J : letter grade display names
  3288.  
  3289.           GRADE GUIDE uses the five letter grades A, B, C,  D, and F.  Choice
  3290.      J on the SET  DEFAULTS FOR DISPLAYING OF INFORMATION menu  allows you to
  3291.      change those letters  to any other system of five letters.  For example,
  3292.      some schools use an A,  B, C, D, and E system.  Other schools use the O,
  3293.      G, S, U, and  F or the E, G, S,  U, P systems.  Whatever  system of five
  3294.      grades you choose,  GRADE GUIDE will allow them.  Simply select choice J
  3295.      and enter the five  letter grades that you want to use.   Make sure that
  3296.      the  grades are entered in  order from high  grade to low  grade.  GRADE
  3297.  
  3298.  
  3299.                                       Page 50
  3300.  
  3301.  
  3302.  
  3303.  
  3304.  
  3305.      GUIDE shows  you what the corresponding  A, B, C,  D, and F  grades are.
  3306.      After you make  the change, GRADE GUIDE begins to use your chosen letter
  3307.      grades  both when it displays  and reads grades.  From  then on you must
  3308.      use your chosen letters when you enter grades.
  3309.  
  3310.      DEFAULT MENU OPTION E -- Changing the Use of the Editing Keys
  3311.  
  3312.           Whenever you  enter or change information  in GRADE GUIDE,  you can
  3313.      use the editing keys.  The key use is 
  3314.  
  3315.               KEY                            USE
  3316.               ---                            ---
  3317.           Up Arrow Key        cursor up between entries on the screen
  3318.         Down Arrow Key        cursor down between entries on the screen
  3319.         Left Arrow Key        cursor left between entries on the screen
  3320.        Right Arrow Key        cursor right between entries on the screen
  3321.  
  3322.               F9              cursor left within an entry on the screen
  3323.               F10             cursor right within an entry on the screen
  3324.  
  3325.               F2              clear an entry on the screen
  3326.               Esc             escape from change mode
  3327.  
  3328.               F5              alternate key for Up Arrow
  3329.               F6              alternate key for Down Arrow
  3330.               F7              alternate key for Left Arrow
  3331.               F8              alternate key for Right Arrow
  3332.  
  3333.      The alternate keys (F5, F6, F7, and F8) are provided for those users who
  3334.      like to use the numeric key pad.   On many keyboards you cannot use  the
  3335.      arrow keys at the  same time that you use the numeric  key pad.  The Del
  3336.      and  Back  Space  keys  are  also  used  by  GRADE  GUIDE  for  deleting
  3337.      characters.
  3338.  
  3339.           If you would prefer a different handling of these keys, GRADE GUIDE
  3340.      will allow you to use the arrow  keys, Home, End, PgUp, PgDn, Esc,  Ins,
  3341.      and the function keys in any of the uses listed in the table above.   To
  3342.      change the way GRADE GUIDE uses the  editing keys select OPTION E on the
  3343.      DEFAULT MENU.   To change the keys first press  the letter A to indicate
  3344.      that you are ready to change keys.  Then just enter one key for each  of
  3345.      the key uses listed on the screen.  From that point on, GRADE GUIDE will
  3346.      begin using your choice of keys.
  3347.  
  3348.      DEFAULT MENU OPTION Q -- Quitting and Returning to the FILE MENU
  3349.  
  3350.           When you select OPTION Q, GRADE GUIDE asks you 
  3351.  
  3352.                        Make These Settings Permanent (Y/N) ?
  3353.  
  3354.      If you  respond with N,  then the current  default settings are  used by
  3355.      GRADE GUIDE while the program is running.  However, when you  quit using
  3356.      the GRADE GUIDE program, GRADE GUIDE forgets all the changes you made in
  3357.      the default settings.
  3358.  
  3359.           If, on  the other  hand, you  respond with  a Y,  then GRADE  GUIDE
  3360.      writes a new file called "GRADEGID.DFT".  The file is placed in the same
  3361.      directory that  was the current default directory when the program began
  3362.      execution.  Every time that you begin  running GRADE GUIDE, it looks for
  3363.  
  3364.  
  3365.                                       Page 51
  3366.  
  3367.  
  3368.  
  3369.  
  3370.  
  3371.      the "GRADEGID.DFT" file in your current default directory.  If that file
  3372.      is found,  then GRADE  GUIDE reads  it and  finds out  what the  default
  3373.      settings  are.  In  this way,  you can set  the default  settings on the
  3374.      DEFAULT MENU once  and never need to  go back to the  DEFAULT MENU again
  3375.      unless you want  to change the default  settings.  NOTE! if  the default
  3376.      settings that you chose are the same as the default settings  that GRADE
  3377.      GUIDE has chosen  to use (see  the DEFAULT MENU  listed above), then  no
  3378.      "GRADEGID.DFT"  file will  be  needed and  none  will  be written.    In
  3379.      particular, if you  have an old "GRADEGID.DFT" file,  and you change the
  3380.      default settings back to the original GRADE GUIDE default settings, then
  3381.      your old "GRADEGID.DFT" file will be erased.
  3382.  
  3383.           If you have  used the DEFAULT  MENU to change  some of the  default
  3384.      settings, you  can undo all  of your changes  and return to  using GRADE
  3385.      GUIDE's  choice of  default  settings.   This  is done  by  deleting the
  3386.      GRADEGID.DFT  file.   This cannot  be done  from within the  GRADE GUIDE
  3387.      program but  can be done  in DOS by typing  ERASE GRADEGID.DFT as  a DOS
  3388.      command.  When giving a copy of GRADE GUIDE to a friend, you should give
  3389.      them a copy of GRADEGID.EXE, GRADEGID.OVR, and GRADEGID.DOC.   If you do
  3390.      not  give them  a copy of  your GRADEGID.DFT  file, then they  can begin
  3391.      using GRADE GUIDE with the standard default settings.
  3392.  
  3393.      =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
  3394.      =                     MEMORY REQUIREMENTS                           =
  3395.      =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
  3396.  
  3397.           When GRADE GUIDE  is working on one  of your classes, it  reads the
  3398.      entire file  of information for that  class into the  computer's memory.
  3399.      This allows GRADE GUIDE to execute very fast.  If you try to read a file
  3400.      into memory which  is too large for  the memory of your  computer, GRADE
  3401.      GUIDE displays  a warning  message and does  not allow  you to  continue
  3402.      processing that  class.   This could  happen if  you record  information
  3403.      about a  class using  one computer and  then try  to process  that class
  3404.      using another computer with less internal memory.  
  3405.  
  3406.           GRADE GUIDE Version 3.00 has been tested with a class which has 120
  3407.      students with  400 grades and 20 NOTES assigned to each student.  It was
  3408.      also tested with  a class which has  230 students with 40  grades and 20
  3409.      NOTES assigned to each student.  This worked fine on a computer  with an
  3410.      internal memory of  256 K  bytes.   On a computer  with 640  K bytes  of
  3411.      memory,  GRADE GUIDE  worked for a  class of  500 students.   Since most
  3412.      classes do not have anywhere near this much information to store,  GRADE
  3413.      GUIDE will almost  never run  into memory  problems.  The  use of  NOTES
  3414.      increases  drastically the  amount  of memory  required  to handle  your
  3415.      classes.  If you do  not use NOTES or use  only a couple of short  NOTES
  3416.      for each student,  you can expect to  handle a class of  several hundred
  3417.      students on a computer with an internal memory size of only 256 K bytes.
  3418.  
  3419.           GRADE GUIDE  constantly checks whether or not your computer has the
  3420.      memory capacity to  continue processing.  If you attempt to add one more
  3421.      new student or try to record a new set of grades and there is not enough
  3422.      memory in the computer to allow that, GRADE GUIDE stops you and prevents
  3423.      you  from  making  those additions  to  your class.    You  can continue
  3424.      processing normally as long as  you do not try  to add the new  informa-
  3425.      tion.   If you need to add the new information, there are several things
  3426.      that you  can try.  First, you  could move your work to  a computer with
  3427.      more memory.   Second, you could delete some less important information.
  3428.      An  easy way  to get  more room,  for example,  would  be to  stop using
  3429.  
  3430.  
  3431.                                       Page 52
  3432.  
  3433.  
  3434.  
  3435.  
  3436.  
  3437.      LABELED categories.   Another way would be to drop  an unneeded category
  3438.      or some students who are no longer attending your class.  Third, you can
  3439.      delete some  NOTES that you have left for  students.  Student NOTES take
  3440.      up a large amount of memory space, so if your computer is low on memory,
  3441.      do  not put a lot of information in NOTES.   Finally, if you are using a
  3442.      RAM disk or a memory resident program which takes up some of your memory
  3443.      space,  you  could try  running  GRADE  GUIDE  without  those  utilities
  3444.      present.
  3445.  
  3446.           There are three MAIN MENU  options which require some extra  memory
  3447.      to be allocated in your  computer.  They are OPTIONS E (drop  grades), K
  3448.      (display statistics), and L (display  class roster when sorting is  done
  3449.      with a number  entry).  In addition,  GRADE GUIDE must check  the memory
  3450.      used when  it combines two classes with FILE MENU OPTION E.  If you ever
  3451.      try to use one of these options when your  computer does not have enough
  3452.      available memory, a warning is displayed and  you are not allowed to use
  3453.      the option.  Normal processing can  continue as long as you avoid  using
  3454.      those options.
  3455.  
  3456.      =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
  3457.      =                    INPUT/OUTPUT PROBLEMS                          =
  3458.      =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
  3459.  
  3460.           When reading from or writing to the disk drives, there is  always a
  3461.      possibility that  problems will  occur either  due to hardware  problems
  3462.      with the disk drive or the  diskette, due to the diskette's being  full,
  3463.      or due  to your  removing the necessary  diskette from its  drive before
  3464.      GRADE GUIDE is done with it.   GRADE GUIDE tries to catch each  of these
  3465.      kinds of errors and will display  a warning message whenever it finds  a
  3466.      problem.  It may ask you to choose to 
  3467.  
  3468.                          A:abort GRADE GUIDE or R:retry ?
  3469.  
  3470.      Choose to abort if you want the program to stop.  Choose to retry if you
  3471.      want to start the reading or the writing of the file over again.  If you
  3472.      receive this message because GRADE GUIDE was writing the class  file and
  3473.      your floppy  disk ran  out of  free space  to  write the  file, you  can
  3474.      replace  the floppy with  a different  formatted floppy disk  which does
  3475.      have enough free space  on it.  Then press  R to have GRADE GUIDE  retry
  3476.      writing your class file.
  3477.       
  3478.           NOTE! GRADE GUIDE makes updated copies of your class file while you
  3479.      are working and changing  your class information.  This is  done so that
  3480.      if you experience a  power loss or other serious hardware problem, there
  3481.      will be a  fairly recent version of  you class file stored on  the disk.
  3482.      It is recommended (as it  is for all information stored on  a disk) that
  3483.      after a session with GRADE GUIDE, you use the DOS COPY function to  make
  3484.      backup copies of your class files.
  3485.  
  3486.      =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
  3487.      =                          SUGGESTIONS                              =
  3488.      =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
  3489.  
  3490.           It is  often convenient  to run GRADE  GUIDE on  a disk  which also
  3491.      contains  the DOS boot routines.  This allows you to put the GRADE GUIDE
  3492.      disk into  the A  drive, turn  your computer  on, and  immediately begin
  3493.      processing with GRADE GUIDE.  To do this, you must first  format a disk.
  3494.      Put a new  disk into drive A  and type FORMAT A:/S  .  When the  disk is
  3495.  
  3496.  
  3497.                                       Page 53
  3498.  
  3499.  
  3500.  
  3501.  
  3502.  
  3503.      formatted, copy  the GRADEGID.EXE and GRADEGID.OVR files  onto the newly
  3504.      formatted disk.  You could also type
  3505.  
  3506.                COPY CON A:AUTOEXEC.BAT
  3507.                GRADEGID^Z
  3508.  
  3509.      where the ^Z is the character obtained by  pressing Z while the Ctrl key
  3510.      is being held down, and where you press the carriage return, <CR>, after
  3511.      typing  each  line.     If  you  do,  then   GRADE  GUIDE  program  will
  3512.      automatically begin  running every time that you boot your computer with
  3513.      the new disk.
  3514.  
  3515.           If you  wish to  use GRADE GUIDE  for a  class and  do not want  to
  3516.      separate your grades into categories, just establish one  grade category
  3517.      and call it GRADES.
  3518.  
  3519.           If you are entering a new class  name using FILE MENU OPTION B, and
  3520.      the new class name is similar to the name of a class already in the list
  3521.      of classes, you can move the cursor to  the old name and edit that name.
  3522.      For example, if one of the names in the list of class  names is MATH-145
  3523.      and you want  to enter the name  MATH-146, move the cursor  to MATH-145,
  3524.      press the <F9> key,  the Back Space key, and the 6.   Then press <CR> or
  3525.      <Esc> to select the new name.
  3526.  
  3527.           If  you  have  a  category  where  you  give  two  grades for  each
  3528.      assignment, you  could establish two categories  for those grades.   For
  3529.      example, if you assign  one grade for form and one for content, then you
  3530.      can  establish  two  categories such  as  THEME-form  and THEME-content.
  3531.      Similarly, if you  like to assign number grades and letter grades to the
  3532.      same assignment,  and you do  not assign letter  grades strictly  on the
  3533.      basis of  a cutoff (that is,  someone with a  93 gets a B  while someone
  3534.      else with a 92  still gets an A), then  you can have two categories  for
  3535.      those  assignments, one  for the  number score  and one  for  the letter
  3536.      score.
  3537.  
  3538.           If  you want a GRADEOUT file  to be written to  a directory that is
  3539.      different  from the directory  containing your  class file, then  do the
  3540.      following:
  3541.  
  3542.      1)   using  FILE  MENU  OPTION  A, change  drive  and  directory  to the
  3543.           directory in which you want the GRADEOUT file to appear.  
  3544.      2)   then  use OPTION G  to tell  GRADE GUIDE that  you want  to write a
  3545.           GRADEOUT file.  
  3546.      3)   then use OPTION  A again to change to the drive and directory where
  3547.           your class file is listed.
  3548.  
  3549.           If you  like to  analyze grades  in more  than one  way--such as  a
  3550.      friend of  mine who prefers to either weight  the midterm exam to be one
  3551.      half the value of the final exam or weight the final exam to be one half
  3552.      the value of  the midterm exam depending  on which way turns  out better
  3553.      for the student--then  you can analyze  and print  the grades using  one
  3554.      scheme, use MAIN MENU  OPTION I to change weights, and  then analyze and
  3555.      print the grades using the other scheme.
  3556.  
  3557.           If you want to  list students' grades using MAIN MENU  OPTION H but
  3558.      you would like  each student's grades to appear on a separate page, then
  3559.      set the default page length to 5.
  3560.  
  3561.  
  3562.  
  3563.                                       Page 54
  3564.  
  3565.  
  3566.  
  3567.  
  3568.  
  3569.           If  you  want to  write  a roster  report  which is  wider  than 80
  3570.      columns, but your  printer does not write  more than an 80  column line,
  3571.      then write two roster reports and tape them together.
  3572.  
  3573.           If you have  more than one section of one particular course and you
  3574.      would like  to have the two  sections listed together because  they have
  3575.      the same assignments and take the same tests, then you can establish one
  3576.      class file for  all the  sections.  If  you want  the students from  one
  3577.      section to be  listed on your class list  separately from those students
  3578.      in another section, just  use a prefix for each student's  name when you
  3579.      enter the student's  name.  Jerry Smith from your first section could be
  3580.      entered as  "1 Smith, Jerry"  and Sally  Jones from your  second section
  3581.      could be  entered as "2 Jones, Sally".  In  this way the names from your
  3582.      first section will be separated from the names from your  second section
  3583.      when the names are alphabetized.
  3584.  
  3585.           Another way to separate students into  sections is to use the ALIAS
  3586.      for the section  number.  Then  if you  list students alphabetically  by
  3587.      ALIAS, they  will be listed alphabetically by name within their separate
  3588.      sections.  Still another way would be to  create a NOTE for each student
  3589.      indicating the  student's section number and name.  Then roster listings
  3590.      which include that NOTE could be sorted by section number and name.
  3591.  
  3592.           If you begin teaching a course which has the same list  of students
  3593.      as  a  course you  have  previously taught,  then  you can  easily begin
  3594.      working with  the  new class  without having  to  reenter the  students'
  3595.      names.  Suppose  that you have just  finished teaching MATH-001  and are
  3596.      about to begin  teaching MATH-002 with the same students.   Before using
  3597.      GRADE GUIDE use the DOS copy command to copy the old class file to a new
  3598.      file.  For example:
  3599.  
  3600.                COPY B:MATH-001.GRD B:MATH-002.GRD
  3601.  
  3602.      Then use GRADE  GUIDE to work with class MATH-002.   Begin by using MAIN
  3603.      MENU OPTION F to delete the old categories.  If you wish to use the same
  3604.      categories as  in MATH-001,  you can drop  the grades  from each  of the
  3605.      categories.   If you want  to establish new  categories, you should drop
  3606.      the entire categories.  Now the class MATH-002 file will contain all the
  3607.      student's names and aliases that class MATH-001 had.
  3608.  
  3609.           If you like  to drop grades at the  end of a semester  or year, but
  3610.      you  would also like to show students how well they are doing before the
  3611.      end, you can TEMPORARILY drop some grades and get a listing of grades to
  3612.      show  the  students, but  do  not make  the  TEMPORARILY CHANGED  GRADES
  3613.      permanent.  You can wait till the end to make them permanent so that  if
  3614.      students receive  lower  scores later  in the  semester,  the new  lower
  3615.      scores can be dropped and the old scores will not be lost.
  3616.  
  3617.           If  the time has come to  assign final grades in  a course, you may
  3618.      wish to get a listing of all your students' grades with MAIN MENU OPTION
  3619.      H, get  a listing of the maximum possible  scores and grade cutoffs with
  3620.      MAIN MENU OPTION I,  and get one or more statistical  reports using MAIN
  3621.      MENU OPTION K.   Together, these lists will give you as much information
  3622.      as possible to aid in your final grade assignments.
  3623.  
  3624.           If you want GRADE GUIDE to  write a report to be posted at  the end
  3625.      of the term which contains your students' final grades, then establish a
  3626.      category called  FINAL GRADE.  Establish  that category to  store LETTER
  3627.  
  3628.  
  3629.                                       Page 55
  3630.  
  3631.  
  3632.  
  3633.  
  3634.  
  3635.      grades and assign it a category percent of 0%.  Then, at the end of  the
  3636.      term you can put one grade into that category containing the final grade
  3637.      for each student.  Give that grade a weight of 0.000 so that it will not
  3638.      affect  the calculations of the  GRAND AVERAGE.   Then print your report
  3639.      showing the FINAL GRADE.  There is a convenient trick that  you can play
  3640.      if you plan  ahead and enter FINAL  GRADE as the first category  for the
  3641.      class.  At the end of the term use MAIN MENU OPTION B to enter one FINAL
  3642.      GRADE.   Before actually entering each  of the final grades using OPTION
  3643.      B, exit from  GRADE GUIDE and save  the file so  that all students  will
  3644.      receive a NONE grade.   Then using MAIN MENU OPTION  H you can list  the
  3645.      students' grades on the screen and  use CHANGE MODE to change the  FINAL
  3646.      GRADE from NONE to what you want.  The advantage of entering FINAL GRADE
  3647.      as the first category is that FINAL GRADE will appear at the  top of the
  3648.      screen when you list  grades.  This makes  it easier to change the  NONE
  3649.      grade when you are in CHANGE MODE.
  3650.  
  3651.           If your  course runs  for several  quarters, semesters,  or grading
  3652.      periods,  you may wish  to establish a  new class file  for each grading
  3653.      period.  You can establish a category in each class called QUARTER GRADE
  3654.      and enter your  quarter grade into that category  (perhaps by using MAIN
  3655.      MENU OPTION B,  choice G.)   If you  make the  QUARTER GRADE category  a
  3656.      labelled category, you can  label the grades as "QUARTER 1", "QUARTER 2"
  3657.      and so  forth.  Then  when the  course ends, you  can combine the  class
  3658.      files using  FILE MENU OPTION E which will show you all the grades which
  3659.      your students received throughout  the course.  If you want  to list the
  3660.      grades  but have  the GRAND  AVERAGE reflect an  average of  the QUARTER
  3661.      GRADEs, then  use MAIN MENU OPTION J to  change the category percents so
  3662.      that all categories except the QUARTER  GRADE category have a percent of
  3663.      zero.  You may also have to use MAIN MENU OPTION I to change the weights
  3664.      of the QUARTER GRADES to 1.0 if they had been given weights of 0.0.  You
  3665.      can  now use  MAIN MENU OPTION  B, choice  G to calculate  a final grade
  3666.      based on the QUARTER GRADES.
  3667.  
  3668.           Suppose that you  are working with  a class that  is so large  that
  3669.      there is  not  enough memory  space in  your computer  to  allow you  to
  3670.      produce statistical reports using MAIN MENU OPTION K.  Remember that you
  3671.      can  get  some  statistical information  regarding  grades,  totals, and
  3672.      averages by  creating a  roster listing  containing  the desired  values
  3673.      using MAIN MENU OPTION L.
  3674.  
  3675.           You  can use NOTES to help  you classify your students into groups.
  3676.      For example, suppose that you had a class where each student was working
  3677.      on one of five  independent projects.  Suppose you wanted  to get a list
  3678.      of all of the students working on  project number 3.  If you enter  each
  3679.      student's project number  as a NOTE, say NOTE 2, you could then obtain a
  3680.      roster listing using  MAIN MENU  OPTION L  which was sorted  by NOTE  2.
  3681.      This  roster   would  list  the  students  according  to  their  project
  3682.      assignment.
  3683.  
  3684.  
  3685.  
  3686.  
  3687.  
  3688.  
  3689.  
  3690.  
  3691.  
  3692.  
  3693.  
  3694.  
  3695.                                       Page 56
  3696.  
  3697.  
  3698.